Quel est le processus de gestion des documents?

Le processus de gestion des documents est un système dans lequel les documents sont organisés et stockés pour référence future.Ce processus peut être rudimentaire, comme lorsque quelqu'un met des reçus dans une boîte à chaussures avec peu ou pas d'organisation.Le processus peut également être très sophistiqué, par exemple lorsqu'une société a conçu un ensemble complexe de scanners pour collecter, organiser et abriter les informations extraites des formulaires pré-conçus qui se voient attribuer des numéros de référence avant d'être catalogués et archivés dans des entrepôts.Dans l'un ou l'autre des cas, les éléments de base de la gestion des documents ont été promulgués.

En général, la gestion des documents adhère à l'idée que les documents doivent être collectés, commandés et archivés en fonction d'un certain type de plan dans un but commun.Dans la plupart des cas, la gestion des documents est employée parce que la personne ou l'entreprise prévoit d'utiliser ou doit tenir compte du besoin futur des informations des documents.Les informations de ces documents peuvent généralement être unifiées ou regroupées en fonction d'un certain type de besoin ou d'objectif, tels que la comptabilité, l'historique ou la conformité réglementaire.

dépôt annuel.En général, les documents nécessaires pour l'année seront regroupés dans un endroit facile à trouver, comme un dossier dans un classeur.L'unité des documents, telles que les recettes, les factures, les contributions et les formulaires fiscaux, consiste en l'exigence globale pour remplir un formulaire fiscal annuel et avoir la documentation nécessaire pour soutenir les entrées sur le formulaire fiscal.Lorsque la déclaration est produite et que la documentation à l'appui est jointe, le paquet d'informations et de documents qui en résulte est souvent placé avec des déclarations de revenus de l'année précédente, organisées selon l'année.Il s'agit d'une forme de base de gestion de la documentation. La gestion des documents peut également être complexe, impliquée, multipliée et coûteuse.En particulier avec les grandes entreprises qui collectent des informations sur les consommateurs, une gestion efficace des documents est essentielle.Par exemple, une institution financière a souvent un investisseur complet et des documents rigoureux et rigoureux avant l'investissement.L'institution peut être requise par les autorités réglementaires non seulement pour collecter des informations spécifiques auprès du client, mais pour organiser les informations d'une certaine manière et maintenir la documentation dans un format accessible pendant une période de temps spécifiée.En conséquence, cette institution peut utiliser un processus de gestion de documents complexe. Dans un tel exemple, une fois que l'entreprise reçoit les documents initiaux, le formulaire de copie papier peut être analysé dans une image numérique et envoyé à un réseau de bases de données informatiques pour la collecte et l'organisation de l'information.La copie papier peut ensuite se voir attribuer un numéro de référence, placé dans une boîte en fonction d'une date et un horodatage, et envoyée à un entrepôt qui utilise son propre ensemble de processus de gestion des documents.Dans le cas où la copie papier est nécessaire pour clarifier un différend ou satisfaire une exigence réglementaire, elle peut être facilement récupérée à partir d'une vaste archive de documents similaires.