Quel est le cycle des dépenses?

Le cycle des dépenses est un type de processus qui aide à définir ce qui se produit à partir du fait qu'une entreprise ou un consommateur décide que l'achat d'un bien ou d'un service donné est nécessaire au point que l'achat est payé en totalité.Le nombre et le type d'étapes inclus dans le cycle varieront, en fonction de la complexité de la recherche et finalement d'obtenir l'autorisation de faire l'achat.Le processus peut en outre être compliqué en fonction des politiques et procédures qui sont impliquées dans la décision du moment et de la façon d'offrir le paiement de ces achats.

Pour de nombreuses entreprises, le cycle des dépenses commence par l'octroi de la permission de faire un achat particulier.En règle générale, la partie souhaitant effectuer l'achat doit soumettre ce que l'on appelle un formulaire de demande à un agent ou un département d'achat.Si l'agent passe en revue la réquisition et constate que l'article demandé se situe dans les directives de tarification et les restrictions budgétaires de la société, la prochaine étape du cycle implique l'émission d'un numéro de commande d'achat.À ce stade, la partie qui a soumis la demande d'origine peut contacter le fournisseur autorisé et passer la commande, notant soigneusement que le numéro de commande d'achat attribué par l'agent d'achat doit être inclus dans le détail du détail trouvé sur la facture pour la commande.

Une fois la commande passée et que l'article demandé est livré, la prochaine étape du cycle de dépenses implique la prise en compte de la réception de l'article et l'attribution du coût à un département ou une division spécifique dans la structure de l'entreprise.Selon le type d'entreprise impliquée, l'article peut être placé dans un inventaire actif jusqu'à ce qu'il soit réellement déboursé d'un département spécifique.Par exemple, les matières premières utilisées dans la création de marchandises que la société propose à vendre peut être tenue dans un entrepôt d'entreprise jusqu'à ce qu'ils soient libérés et facturés au département qui sert de premier lien du processus de fabrication.

Les dernières étapes deUn cycle de dépenses implique la planification du paiement des marchandises achetées.Dans certains cas, le cycle est très court, comme dans le moment où le paiement doit être soumis au moment de la livraison.À d'autres moments, cette dernière partie du cycle de dépenses peut organiser des factures en cours actuelles en fonction des dates d'échéance attribuées par les fournisseurs, avec une équipe de comptes à révision et d'approbation de chaque facture pour le paiement.À ce stade, le paiement doit avoir lieu au plus tard à la date d'échéance réelle indiquée sur la facture.Selon les politiques de l'entreprise, ce paiement peut être sous la forme d'un transfert électronique effectué sur le compte du vendeur, ou d'un chèque papier qui est préparé et envoyé par la poste à l'adresse de remises fournie par le vendeur.En règle générale, le cycle des dépenses est considéré comme complet une fois le paiement traité et effacé la banque émettrice.