Qu'est-ce que la gestion des processus de workflow?
La gestion des processus de workflow est un terme utilisé dans les technologies de l'information (TI) et la gestion des processus métier pour décrire toutes les étapes et infrastructures nécessaires pour créer et exploiter un processus de flux de travail électronique.Un processus de workflow est une série d'étapes ou de tâches qui doivent être effectuées par différents domaines de l'organisation.Idéalement, ce processus est accompli en utilisant des outils logiciels informatiques pour augmenter l'efficacité, la transparence et le délai d'exécution.
Bien que le terme soit assez long, la plupart des gens connaissent très bien le concept d'un flux de travail.Un exemple simple est une demande de remboursement de dépenses.L'employé qui a engagé les dépenses remplit un formulaire avec toutes les informations qu'il a, puis la soumet à son manager.Le gestionnaire examine les détails, ajoute des informations supplémentaires et indique l'approbation ou le refus de la demande.Si la demande est approuvée, elle est soumise au service des comptes pour traitement et paiement.Si elle est refusée, elle est retournée à l'employé, généralement avec une note d'explication.
La gestion du processus de workflow fait référence aux outils et aux logiciels informatiques utilisés pour créer, implémenter et prendre en charge ce processus.Il s'agit généralement d'une combinaison de matériel, d'infrastructure et de logiciels.Les outils et l'équipement réels requis dépendent de la taille de l'organisation et de la méthode de livraison.Traditionnellement, ces outils étaient limités à des utilisateurs spécifiques, mais les changements technologiques ont permis de fournir des outils de flux de travail via Internet.
Le matériel et l'infrastructure requis pour la gestion des processus de flux de travail dépend principalement du logiciel sélectionné.Un outil basé sur Internet nécessitera une installation sur un serveur Web, l'accès à Internet, la capacité de stockage et la sécurité.La quantité de matériel requise dépend généralement du nombre d'utilisateurs, du volume des transactions et de la disponibilité du système.
Il existe une large gamme d'outils logiciels de gestion de processus de workflow disponibles, car il s'agit d'une catégorie de produit bien connue.Une grande majorité d'entreprises peuvent généralement économiser du temps et de l'argent en utilisant un flux de travail électronique.Les avantages supplémentaires incluent l'amélioration de la transparence et la capacité de déclaration, ainsi que la responsabilité de tous les participants au processus.
Lors de la sélection d'une solution de gestion de processus de workflow, il est généralement important de se rappeler que le personnel qualifié sera tenu de mettre en œuvre et de soutenir cette solution.Les compétences requises incluent l'analyse commerciale, la gestion de projet, le support logiciel et l'administration.Il peut être important de prendre le temps de revoir les spécifications du produit en détail pour garantir une compréhension complète des exigences du projet.Une analyse des coûts et des avantages est un autre moyen de garantir que toutes les couches de l'organisation sont engagées dans le projet avant son début.