Comment devenir secrétaire / réceptionniste?

Les exigences pour devenir secrétaire / réceptionniste varient, en grande partie en raison du type d'entreprise où le poste est trouvé.La plupart des entreprises ont besoin d'un minimum d'éducation avec peu ou pas de formation.En raison des tâches associées à ce poste, cependant, d'autres entreprises pourraient nécessiter un certain niveau d'éducation.D'autres encore pourraient s'attendre à ce que vous ayez un diplôme de premier cycle et quelques années d'expérience professionnelle.

Généralement, un secrétaire / réceptionniste est responsable des tâches de soutien administratives au sein d'une entreprise.Les tâches de secrétariat peuvent entraîner des responsabilités de soutien aux fonctions.Vous pouvez soutenir un gestionnaire d'un département ou fournir un soutien général à l'ensemble de l'entreprise.

Il existe plusieurs tâches souvent associées à la réalisation du rôle de réceptionniste.L'un des principaux obligations est la réponse au téléphone et le routage des appels vers le département approprié.Accueillir les clients et les invités dans la zone d'attente est une autre obligation généralement associée à la réceptionniste.

D'autres tâches pourraient être nécessaires, selon les fonctions qui soutiennent les activités du bureau.Au sein de certaines entreprises, vous devrez peut-être préparer le courrier pour les services de livraison.De plus, vous pouvez également distribuer un courrier entrant au personnel de l'entreprise.

Pour réaliser un secrétaire / réceptionniste, vous aurez besoin d'une gamme de connaissances, de compétences et de capacités.La plupart des entreprises s'attendent à ce que vous ayez une compréhension complète des procédures de bureau.Étant donné qu'un devoir principal dans cette position répond au téléphone, avoir des compétences verbales agréables est généralement un avantage supplémentaire.Une capacité à gérer des équipements de bureau est également souhaitable pour la plupart des entreprises.

Quelques écoles techniques offrent des cours d'administration commerciale et de bureau pour vous aider à développer les compétences nécessaires pour devenir secrétaire / réceptionniste.Les cours typiques peuvent inclure une formation dans l'utilisation des applications de traitement de texte et de feuille de calcul.La rédaction de la correspondance commerciale et de l'étiquette de bureau sont des cours supplémentaires offerts dans la plupart des écoles.

En outre, certaines entreprises peuvent préférer embaucher une personne titulaire d'un diplôme en commerce de premier cycle.L'obtention d'une entreprise ou d'un diplôme connexe dans un établissement universitaire de quatre ans peut vous aider à répondre à cette exigence.Ce type de diplôme pourrait également vous préparer à une promotion au sein de l'entreprise.

Outre la formation officielle nécessaire pour devenir secrétaire / réceptionniste, vous pouvez également avoir besoin de temps pour apprendre les procédures opérationnelles standard d'une entreprise.Généralement, vous recevrez une formation dans des procédures spécifiques à l'industrie qui affectent la variation de vos tâches après avoir été embauchée.Par exemple, travailler pour un établissement médical pourrait impliquer de planifier des visites au bureau des patients.Avant l'arrivée du patient, les procédures de bureau peuvent inclure la vérification de l'assurance maladie et la création d'un dossier médical.