Quels sont les meilleurs conseils pour la planification des séminaires?
La planification du séminaire est le processus d'organisation de toutes les activités nécessaires pour organiser un séminaire réussi.Ces séminaires peuvent durer quelques heures ou durer plusieurs jours.Des conseils pour la planification efficace des séminaires comprennent la création d'une portée clairement définie de travail, la création d'un plan d'urgence, le choix des fournisseurs soigneusement, le maintien de l'équilibre entre les activités et la rappel de réalisation d'un examen post-événement.
Une portée de travail est un document ou une série deDocuments qui détaillent toutes les exigences d'un projet.Ce type de document est essentiel pour une planification efficace des séminaires car il aide à prévenir les problèmes et les dépenses inattendus.Une portée de travail pour un séminaire devrait inclure les exigences de l'espace de réunion, de divertissement, de restauration et de technologie ainsi que des exigences d'assurance et d'hébergement, si nécessaire.Il peut également inclure des informations sur les conférenciers et leurs dépenses et exigences associées.
Bien qu'une étendue complète de travail puisse aider à créer un événement en douceur, des problèmes inattendus peuvent encore survenir.Une partie souvent négligée mais importante de la planification des séminaires est la planification de la contingence.Ce processus consiste à analyser l'ensemble du plan, à identifier les points les plus probables auxquels quelque chose pourrait mal tourner et à élaborer un plan pour faire face aux problèmes possibles.Par exemple, si le plan comprend un dîner avec un DJ et de la danse, le planificateur doit préparer une liste de DJ alternatifs dans une gamme de prix similaire afin qu'il soit préparé dans le cas où le DJ contractuel tombe.Aide à bon nombre des défis traditionnellement associés à la planification des séminaires.Les planificateurs doivent comparer les prix et la qualité de plusieurs fournisseurs et peuvent souhaiter demander des références de leurs meilleurs choix.Pour les vendeurs tels que les traiteurs, nécessitant une preuve d'assurance responsabilité civile est également sage.Les planificateurs de séminaires gardent souvent une liste de fournisseurs qui ont bien performé dans le passé afin qu'ils puissent utiliser ces fournisseurs pour les événements futurs.
La planification efficace du séminaire nécessite également un sentiment d'équilibre.Toutes les activités nécessaires, telles que les cours, les événements de divertissement et les temps de pause, doivent être prises en considération afin d'utiliser efficacement le temps disponible.Les longues séances devraient inclure des pauses sur les toilettes ou téléphoniques et doivent être maintenues à proximité des installations nécessaires.Suffisamment de temps devrait être autorisé entre les activités pour permettre aux participants de passer d'une zone à l'autre sans rien manquer.
La planification du séminaire commence souvent par l'analyse post-événement d'un séminaire antérieur.Cela est particulièrement vrai pour les événements récurrents ou annuels.L'analyse des succès et des échecs d'un séminaire peut fournir des informations précieuses qui rendront les futurs séminaires plus facilement.