Quels sont les différents types de travaux de contrôleur de documents?

Les emplois du contrôleur de documents impliquent l'examen du matériel écrit pour une entreprise afin de s'assurer qu'elle adhère à un ensemble particulier de normes.Dans les industries réglementées par le gouvernement telles que les soins de santé ou l'éducation, ces professionnels peuvent être chargés de garantir des procédures uniformes pour l'examen des documents, la gestion du changement et le stockage comme obligeant les organismes de réglementation.Le contrôle des documents peut également être intégré à d'autres rôles professionnels, notamment des rédacteurs techniques ou du personnel d'assurance qualité.Il existe également un certain nombre de packages de logiciels conçus pour aider les entreprises à gérer des cycles de vie de documents, et les travaux de contrôleur de documents peuvent impliquer de travailler avec ces programmes.Ces professionnels peuvent également travailler avec des vendeurs externes, y compris des imprimantes, des traducteurs et des relecteurs, pour s'assurer que les normes d'entreprise sont maintenues à toutes les étapes de la production de documents.

Une zone d'entreprise où des emplois de contrôleur de documents sont souvent disponibles est la conformité réglementaire.Leurs positions peuvent inclure la mise à jour et l'examen de la documentation procédurale pour s'assurer qu'elle reflète les pratiques les plus récentes de l'entreprise ainsi que la notification de toute modification des organismes de réglementation pertinents.Les contrôleurs de documents peuvent également être responsables de l'identification des exigences légales de la documentation des modifications et de s'assurer que les modifications de l'entreprise sont correctement communiquées et exécutées.Les emplois de contrôleur de documents dans les affaires réglementaires ne sont généralement pas des postes de niveau d'entrée, car ils nécessitent un certain niveau de familiarité avec l'entreprise ou avec les agences gouvernementales impliquées dans l'industrie particulière.

D'autres travaux de contrôleur de documents peuvent être disponibles pour les candidats d'entrée de gamme et impliquent souvent des fonctions administratives plus de base, telles que la mise à jour des bases de données de documents et le système de classement, ainsi que l'attribution des numéros d'identification à la littérature.Ils peuvent également être responsables de faciliter l'examen et l'audit des documents par des groupes internes et externes.Ces tâches peuvent être combinées avec d'autres fonctions administratives générales telles que la saisie des données et la gestion des fichiers.

La grande majorité des entités commerciales utilisent un logiciel de contrôle des documents pour identifier, mettre à jour et stocker leur littérature.Certains travaux de contrôleur de documents consistent à utiliser ce logiciel pour mettre à jour et maintenir les systèmes d'information électronique.Les personnes travaillant dans ce domaine peuvent également recueillir des documents pertinents pour l'archivage et aider à garantir que les documents publics respectent les normes des entreprises pour l'image de marque et les préoccupations juridiques.Ils peuvent également s'assurer que les enregistrements de documentation sont actuels et respectent les politiques et procédures pertinentes pour le contrôle des documents.D'autres employés peuvent se tourner vers ces professionnels pour obtenir des conseils lors de la recherche de la littérature d'entreprise.Ils peuvent également aider à la préparation de pièces écrites telles que les offres, les propositions et les demandes de subvention en s'assurant qu'ils suivent les exigences applicables.