Que fait un secrétaire d'église?

Un secrétaire de l'église gère généralement toutes les questions administratives pour une église, de la réponse aux téléphones à la conception de bulletins, à des copies et à la gestion de la correspondance.Le travail est souvent bien plus que de jongler avec les papiers et les téléphones qui sonnent.La plupart des secrétaires doivent également servir de visage pour toute l'organisation.Les connaissances de base sur l'Église, sa structure et ses croyances sont souvent essentielles, car le secrétaire peut être appelé à répondre à de larges questions d'un large éventail de personnes.

Les détails de ce qu'un secrétaire d'église dépend nécessairement des spécificités de l'organisation en cause.La plupart du temps, cependant, les tâches administratives constituent l'essentiel du travail.Le secrétaire gère généralement le front office des églises.Cela implique de maintenir le calendrier principal, de planifier des rendez-vous et de savoir comment atteindre tous les employés.Il doit être bien informé de la programmation de l’église et doit savoir comment diriger des questions spécifiques du public.

Dans une certaine mesure, un secrétaire de l'Église doit être une ressource d'église générale, à la fois pour les fidèles et dans le monde extérieur.À l'intérieur, il est responsable de la connexion des membres de l'église avec des pasteurs, de la gestion des inscriptions pour les cours et des événements et de la publication et de la distribution d'annonces.Cela comprend souvent la gestion de bases de données de messagerie ainsi que des dépliants et des bulletins imprimés.

Les secrétaires doivent également représenter l'Église et sa programmation vers le monde extérieur.Les nouveaux arrivants ayant des questions sur les services ou les événements atteignent généralement le secrétaire de l'église comme premier point de référence lors de l'appel.Le secrétaire doit être en mesure de répondre courtoisieusement et honnêtement aux questions sur l'Église et ses politiques.Planifier des conseils pastoraux, fournir des faits sur la planification des mariage et des funérailles et répondre aux questions sur les croyances fondamentales de l'église se présentent toutes dans la description de poste du secrétaire à l'église.

Dans certaines églises, en particulier celles qui sont très grandes, un secrétaire d'église peut être affecté à un pasteur ou prêtre individuel.Ce type de secrétaire d'église est à bien des égards comme un assistant personnel.Il gérera l'horaire personnel du pasteur et recevra et enverra la correspondance au nom du pasteur.Le secrétaire interagira avec d'autres membres du personnel de l'église et assumera parfois des tâches plus générales, comme aider à préparer des newsletters hebdomadaires, mais dépensera la majorité de chaque jour au service d'un seul individu.Les églises avec cette structure emploient généralement plusieurs secrétaires: souvent un pour chaque membre de la haute direction, et un ou plusieurs pour s'asseoir à la réception et gérer des demandes plus générales.

Tous les secrétaires doivent généralement travailler ensemble pour maintenir la cohérence, à la fois dans la sensibilisation et dans la gestion des tâches.Cela s'applique autant aux grandes églises avec plusieurs secrétaires que pour les petites églises avec divers assistants administratifs à temps partiel travaillant ensemble pour couvrir le travail.Le bureau de l'église fait partie intégrante de la plupart des organisations religieuses, et le rôle principal des secrétaires est de s'assurer que ce bureau est efficace, efficace et utile.