Que fait un administrateur général?

Un administrateur général est également connu comme directeur de bureau ou assistant administratif.Bien que les descriptions de poste varieront quelque peu selon la société, l'administrateur général peut être responsable de la gestion de toutes les correspondances, de la réponse aux lignes téléphoniques, de la prise de messages, de la préparation des rapports et d'autres tâches générales de bureau.Dans certains cas, les administrateurs généraux peuvent avoir besoin d'une formation spécialisée pour effectuer certaines de ces tâches dans des environnements de bureau hautement techniques.Le terme est le plus souvent utilisé pour les emplois de bureau dans des pays anglophones en dehors de l'Amérique du Nord.

L'une des principales responsabilités d'un administrateur général est de gérer toute correspondance, non seulement de vérifier le courrier entrant et de s'assurer qu'il arrive à la personne appropriée, mais aussi taper la correspondance pour le courrier sortant.Certains administrateurs généraux peuvent devoir se rendre au bureau de poste pour récupérer le courrier, mais souvent le courrier est livré à un emplacement central dans un bureau pour une distribution supplémentaire.Cette obligation est d'une importance vitale pour de nombreuses entreprises, qui pourraient avoir des offres ou d'autres documents qui doivent être examinés dans des délais serrés.

Dans certains environnements de bureau, un administrateur général est responsable de la préparation des rapports dans une variété de plateformes logicielles.Par conséquent, ces positions nécessitent une bonne compréhension des logiciels de bureau, y compris les produits utilisés pour le traitement de texte, les feuilles de calcul et les présentations de diapositives.Souvent, l'administrateur général est chargé de prendre les informations brutes et de les mettre dans un format attrayant et présentable.Il y a des moments, cependant, lorsque l'employé peut être appelé à répondre aux téléphones pour le patron ou d'autres dirigeants.Certaines questions peuvent ne pas être en mesure d'attendre et il appartient à l'administrateur de comprendre la situation et de trouver une réponse appropriée.En outre, certains dirigeants préfèrent qu'un premier office d'écran les appels téléphoniques avant de les envoyer.

Une autre façon dont les administrateurs généraux peuvent offrir un support administratif est via la gestion de la base de données.Par exemple, si l'entreprise a des adhésions ou doit maintenir une liste de ventes, il s'agit d'un devoir qui pourrait tomber à l'administrateur général.Il appartient à cette personne de s'assurer que la base de données ne dispose pas d'informations obsolètes afin de maintenir un contact fiable avec les clients.

Dans certains bureaux, l'administrateur général est également responsable de la définition et du maintien du calendrier d'un ouplus de cadres.Dans cette situation, l'administrateur organisera des réunions, confirmera les rendez-vous et tentera autant que possible la journée.Cela peut également inclure l'organisation des plans de voyage.