Que fait un assistant de gestion?
Un assistant de gestion, également connu sous le nom de secrétaire exécutif, fournit une assistance à un ou plusieurs cadres supérieurs.Cette personne peut soutenir le président, le chef de la direction, le vice-président ou le chef de département au sein d'une organisation.Les tâches pourraient être liées à des fonctions administratives spécifiques aux besoins de l'exécutif et de l'organisation.Les responsabilités professionnelles d'un assistant de gestion vont généralement au-delà des fonctions de bureau générales pour impliquer des tâches complexes telles que la recherche analytique et la préparation des rapports.Un assistant de gestion peut également superviser d'autres employés de bureau de l'organisation.
Une personne employée comme assistant de gestion est responsable de la gestion des fonctions administratives pour un ou plusieurs cadres supérieurs.Les responsabilités administratives dont l'exécutif est responsable au sein de l'organisation est généralement affectée à cette personne.Une grande partie de ce soutien administratif comprend la préparation des mémos, des e-mails et d'autres correspondances au nom de l'exécutif.Cette personne maintient un système de classement, répond aux appels téléphoniques et à la voie des messages.Des tâches supplémentaires peuvent impliquer de trier le courrier et les fax.
La réalisation des responsabilités efficace peut nécessiter d'avoir de bonnes compétences organisationnelles et la capacité de plusieurs tâches.Le secrétaire exécutif pourrait être responsable de l'organisation de réunions et de conférences.Cela peut également nécessiter la coordination de plusieurs horaires et la gestion de tous les détails concernant la réunion.Généralement, la préparation de l'ordre du jour et la commande de repas ou de rafraîchissements font également partie des responsabilités de cette personne.
Lorsque l'exécutif doit voyager pour les affaires, l'assistant de gestion est généralement responsable de la sécurisation des compagnies aériennes, de la location de voitures et des arrangements hôteliers au besoin.Les assistants de gestion maintiendront souvent le calendrier de l'exécutif et tiendront compte de l'exécutif des nominations quotidiennes et à venir, des réunions et des voyages liés à l'entreprise.Il préparera généralement du matériel de présentation pour son patron associé aux réunions.
Une grande partie des tâches administratives affectées à l'assistant de gestion dépendent de ce que l'exécutif est prêt à déléguer.Cela pourrait conduire à des tâches plus complexes au-delà des tâches de bureau de base qui sont généralement nécessaires à quelqu'un qui assiste une autre personne.Un exemple de ces tâches complexes consiste à préparer et à distribuer des rapports.
La connaissance des applications informatiques avec des compétences intermédiaires ou avancées est généralement essentielle pour effectuer des tâches avec un minimum de supervision.L'assistant de gestion pourrait également gérer des projets spéciaux liés à l'ensemble de l'organisation et maintenir des bases de données.Selon la taille de l'entreprise, les tâches généralistes RH pourraient également faire partie de ses responsabilités quotidiennes.
Une autre responsabilité pour certains assistants de gestion peut également impliquer de superviser le personnel de bureau de niveau inférieur dans l'organisation.Cela nécessite d'avoir des compétences en leadership et des compétences en gestion.Il est possible que l'assistant de gestion devra planifier, attribuer et surveiller le flux de travail du personnel de bureau au sein du département.Parallèlement à la supervision, l'assistant est généralement la personne incontournable des opérations de bureau quotidiennes concernant l'équipement de bureau ou les problèmes d'entretien de la construction.