Que fait un secrétaire privé?

Un secrétaire privé relève souvent d'un cadre social ou d'un propriétaire de petite entreprise.Cet assistant spécial peut effectuer des tâches de routine telles que répondre aux appels téléphoniques, ouvrir le courrier et fixer des rendez-vous.Le travail pourrait également impliquer les réunions, prendre des notes et taper les procès-verbaux de ces séances.Lorsqu'un directeur doit voyager, le secrétaire peut être responsable de la fabrication des réservations des compagnies aériennes et des hôtels ou de l'approbation des fonds pour les dépenses.

L'objectif principal d'un secrétaire privé est souvent de gérer les tâches banales qui autrement prendraient une grande partie deun temps des cadres.Ce travailleur est également utilisé pour empêcher le gestionnaire d'interruptions excessives, en personne et par téléphone.Pour cette raison, un secrétaire dépasse souvent les appels téléphoniques et les visiteurs, prenant des messages pour le patron plutôt que de permettre aux individus de parler directement à cette personne.

Un secrétaire privé pourrait également filtrer la correspondance écrite.Cela pourrait impliquer de ramasser le courrier et de l'ouvrir.Les lettres qui doivent être gérées par le patron peuvent ensuite être transmises.Dans certains cas, le secrétaire pourrait avoir accès à des comptes de messagerie d'entreprise et les dépister également.

Lorsqu'un dirigeant tient une réunion, un secrétaire privé y assistera parfois.C'est ainsi que le secrétaire peut prendre des notes de la réunion et noter des questions posées.Après l'événement, le secrétaire pourrait être responsable de la saisie des procès-verbaux et de les répartir aux participants.

Un secrétaire privé agit souvent comme une sorte d'assistant personnel.Cela signifie parfois prendre soin des dispositions de voyage pour le superviseur.L'assistant pourrait également planifier des rendez-vous pour un cadre pour mener des affaires relatives à ce voyage, par exemple en ramassant une voiture de location ou en déposant le nettoyage à sec. Dans de nombreuses organisations, cet assistant spécial a beaucoup à voir avec un budget des départements.Le secrétaire privé peut être chargé de soumettre des propositions de nouveaux projets et d'obtenir des estimations de la main-d'œuvre ou du matériel.Dans certains cas, ce travailleur pourrait être en charge d'un fonds de petite caisse ou des achats pour des fournitures de bureau. Le montant des études nécessaires pour devenir secrétaire privé varie d'une organisation à l'autre, mais implique généralement au moins un diplôme d'études secondaires.Les cours universitaires en administration des affaires pourraient également être utiles.Une personnalité agréable et une capacité à bien travailler sous pression sont attendues, car ce secrétaire peut être nécessaire pour effectuer un certain nombre de tâches différentes tout au long de la journée de travail.