Que fait un assistant d'approvisionnement?
Un assistant d'approvisionnement exerce des tâches essentielles au sein des industries qui nécessitent un approvisionnement constant d'articles, tels que les entreprises manufacturières.Ce poste administratif garantit que les travailleurs ont suffisamment de matériaux pour une productivité efficace, tout en maintenant les coûts réduits pour des bénéfices globaux de l'entreprise plus élevés.Les assistants d'approvisionnement doivent être à l'aise avec le mot écrit et parlé, ainsi que compétent dans les calculs mathématiques.
Le principal devoir d'un assistant d'approvisionnement est de planifier les achats de matériaux et d'estimer les heures d'arrivée.Les entreprises ne peuvent pas manquer d'articles essentiels pour créer un produit hautement souhaité, tels que les composants de téléphone portable interne.L'assistant vérifie l'inventaire actuel et observe son épuisement, à la fois sur papier ou dans les fichiers électroniques, et dans l'entrepôt physique.Les faibles niveaux d'inventaire nécessitent un achat auprès du fournisseur spécifique pour une expédition en temps opportun, empêchant les lacunes des stocks.
La précision dans l'ordre est essentielle pour un assistant d'approvisionnement réussi.Chaque quantité d'article doit être confirmée avant que le bon de commande ne soit placé avec le fournisseur.Une faute de frappe ou une erreur voyou peut accidentellement changer une commande de 44 à 444 articles, provoquant une énorme dépense pour l'entreprise et des niveaux d'inventaire excessifs.
Une fois une expédition reçue, l'assistant d'approvisionnement doit vérifier que les articles expédiés correspondent au bon de commande dansquantité et type.Toute variation de la commande d'achat doit être résolue en contactant le fournisseur.L'assistant doit avoir des compétences en communication nettes pour régler les malentendus d'expédition.Les communications avec les fournisseurs peuvent prendre la forme d'appels téléphoniques, de courriels ou de télécopies.
Un autre devoir clé pour un assistant d'approvisionnement est de trouver de nouveaux fournisseurs avec des produits de qualité et de faibles coûts.Les coûts des matériaux ont tendance à augmenter avec l'inflation, ce qui fait que le produit manufacturé global a un prix plus élevé.Les assistants d'approvisionnement peuvent trouver d'autres fournisseurs de matériaux, par le biais de réseautage de l'industrie, pour fournir des fournitures de manière moins intensive.L'assistant peut même avoir des conférences téléphoniques avec ses superviseurs et le nouveau vendeur possible pour créer un accord commercial.
Selon l'industrie, l'assistant d'approvisionnement peut être familiarisé avec les lois sur les douanes du gouvernement pour l'importation de matériel.De nombreuses entreprises utilisent des matériaux d'autres pays, réduisant les coûts de pièces essentielles.L'importation de pièces prend plus de temps que de déplacer des matériaux au niveau national, de sorte que l'assistant devrait prendre en considération le temps d'expédition supplémentaire pour éviter les interruptions de production.
Cet assistant approuve généralement le paiement des marchandises reçues.Tout litige concernant un envoi ne sera pas payé tant que l'assistant d'approvisionnement ne résout et n'approuve la facture de vente.L'assistant peut avoir besoin de compter physiquement les stocks à plusieurs reprises pour résoudre les incohérences de quantité, nécessitant un mouvement agile à travers des poubelles ou des entrepôts.