Que fait un assistant de projet?

Un assistant de projet aide généralement un chef de projet ou un directeur de projet avec les tâches nécessaires pour exécuter un emploi.Dans la plupart des cas, cela comprend des fonctions de bureau et administratives.L'assistant de projet pourrait également assister à des réunions et sera probablement responsable de répondre aux questions en l'absence des chefs de projet.Selon la taille du projet, l'assistant peut être consacré à un seul chef de travail et de projet ou peut aider plus d'un gestionnaire sur plus d'un projet simultanément.

Le cœur d'un travail d'assistants de projet tourne généralement autour des tâches de bureau et administratives.La plupart des projets reposent fortement sur les fichiers et les feuilles de calcul, y compris les délais, les budgets et les listes de tâches.Garder ces points à jour, la communication des mises à jour et la documentation des modifications sont un élément essentiel de la gestion de projet et sont des tâches qui tombent généralement à l'assistant lorsqu'il y en a un.De nombreuses entreprises ont des exigences spécifiques concernant ce qui doit être documenté et ce qui doit être conservé dans les fichiers physiques.

D'autres types de documents relèvent également de l'assistant de projet.Cela peut inclure la demande et le dépôt de formulaires et permis d'assurance, de remplir les bons de commande et plus encore.Il comprend également fréquemment la gestion de la correspondance, comme la fourniture de rapports réguliers et de mises à jour du client.

L'assistant de projet assistera également souvent aux réunions et participera aux conférences téléphoniques.Cela comprend généralement à la fois des réunions d'équipe internes ainsi que des réunions clients.Dans de nombreux cas, l'assistant sera chargé de prendre des notes de la réunion et de développer et de distribuer un rapport de réunion par la suite.Une partie importante de ces rapports est l'identification des éléments d'action et l'affectation de la responsabilité pour chacun.Il est également important d'identifier les dates d'échéance. Bien que le chef de projet ou le directeur ait traditionnellement plus de responsabilité de prendre des décisions, de gérer les relations avec la clientèle et de s'assurer que le projet reste sur le budget et dans les délais, l'assistant doit être conscient du statut du statut de laProjet à tout moment parce qu'il peut être appelé à répondre aux questions si le directeur n'est pas disponible.Les chefs de projet peuvent être en réunions, malades ou en vacances lorsqu'une information est nécessaire par un membre de l'équipe ou un client, par exemple.Savoir où trouver les données est essentiel. Un assistant de projet qui n'est pas dédié à un seul projet, mais est plutôt responsable de soutenir plusieurs gestionnaires ou plusieurs projets, sera responsable de l'exécution de ces tâches pour chaque projet.Cela signifie que l'assistant doit être très organisé.Il doit également être en mesure de hiérarchiser les tâches et de savoir quoi faire lorsque les demandes de deux projets ou plus sont confrontées à un conflit.