Que fait un secrétaire?

Les secrétaires peuvent avoir une gamme de tâches en fonction de leur lieu de travail, mais en général, ils sont chargés de maintenir le bon fonctionnement des bureaux en effectuant un mélange de tâches de gestion administratives et de bas niveau.Ces professionnels répondent généralement aux téléphones et par courrier électronique et gèrent les systèmes de classement;Ils peuvent également trier le courrier, organiser des réunions et coordonner les communications inter-offices.Dans la plupart des cas, le travail est considéré comme un «niveau d'entrée», ce qui signifie qu'aucune compétence spéciale ou qualification éducative n'est requise pour réussir.De même, il y a généralement de la place pour l'avancement.Les personnes ayant beaucoup de potentiel ou d'expérience se retrouvent souvent en lice pour des emplois de plus en plus prestigieux avec un salaire de plus en plus élevé.

Les emplois d'assistant administratif, de greffier et d'assistant personnel sont généralement inclus dans ce parapluie.Tous ces postes sont administratifs et tous se concentrent généralement sur les documents et la gestion des documents électroniques.L'une des seules exceptions est le niveau du gouvernement ou d'autres «secrétaires» officiels, comme le secrétaire à la Défense ou le secrétaire du Trésor.Bien que ces titres puissent suggérer une fonction purement de faible niveau, les responsables de ces rôles sont généralement un classement assez élevé et font généralement peu ou pas de travail administratif ou de bureau eux-mêmes.

Compétences de bureau

La gestion du bureau est l'une des tâches de secrétariat les plus importantes.Cette catégorie de travail peut être un peu large, mais implique presque toujours des tâches administratives et de bureau.Les secrétaires gèrent généralement les documents de bureau, qui comprennent l'envoi et la réception de courrier, la création et l'organisation de systèmes de classement et la gestion de la correspondance.Dans la plupart des paramètres, les compétences en informatique et en traitement de texte sont essentielles.

La réponse aux appels téléphoniques est également une partie importante du travail dans la plupart des endroits.Les secrétaires sont souvent les premiers clients et les clients parleront lors de la téléphonation d'une entreprise.En tant que tels, de bonnes manières et un comportement courtois sont généralement nécessaires.Les professionnels doivent généralement montrer beaucoup de tact lorsqu'ils prennent des messages, la mise en attente des appelants ou la réponse aux questions de base.

Planification et calendrier

Dans de nombreux contextes, le personnel administratif est chargé de gérer les calendriers de bureau ainsi que les calendriers individuels des employés.Ils sont souvent responsables de la planification des réunions et des rendez-vous et à la surveillance des conflits et des deux livres.Cette tâche est particulièrement prononcée dans des endroits comme les pratiques médicales où les patients appellent constamment des rendez-vous, mais peuvent survenir tous les employés de niveau supérieur «en demande».Même s'il s'agit simplement de planifier une réunion de déjeuner ou d'organiser des réservations de dîner, les secrétaires sont généralement quelques-uns des premiers dirigeants et gestionnaires se tournent vers l'aide.

fonctions de gestion

En plus d'avoir des compétences de bureau, le personnel administratif doit être des gestionnaires du temps et des personnes.Ils doivent anticiper les besoins du personnel de bureau, résoudre rapidement les problèmes internes et travailler efficacement pour coordonner et rassembler différentes personnes.Les excellentes compétences des personnes sont vraiment importantes, en particulier en ce qui concerne la gestion des cadres et d'autres membres du personnel importants.Une grande partie du travail peut être «dans les coulisses», les secrétaires anticipant les besoins et les demandes de leurs supérieurs avant que les demandes ne soient faites.près du bas de l'ordre hiérarchique du bureau.Ils répondent généralement à la haute direction et à la haute direction, et ils doivent généralement aider tout le monde également.Les grandes entreprises et les bureaux ont souvent des piscines de secrétariat entières, cependant, auquel cas quelque chose d'une hiérarchie plus nuancée émerge.Dans ces paramètres, certains travailleurs peuvent être chargés de travaux subalternes comme le dépôt et la réponse aux appels téléphoniques, tandis que d'autres peuvent gérer les horaires et interagir avecPersonnel de classement des erreurs.L'avancement dans ces bureaux dépend généralement du temps et de l'expérience.

Certains des travaux les plus prestigieux qu'un secrétaire puisse obtenir se trouve dans le domaine de l'assistance personnelle.De nombreux cadres supérieurs et dirigeants d'entreprise ont consacré des administrateurs dont la vie professionnelle est consacrée aux soins et à la gestion du calendrier d'un leader.Ce type de secrétaire doit généralement travailler de longues heures et faire face à des demandes et de demandes parfois imprévisibles, mais est souvent parmi les mieux payées et les plus respectées de la profession.

Exigences de formation et de scolarité

Différents employeurs ont des exigences différentes sur la façon dont leurs secrétaires sont éduqués.Dans certains cas, un diplôme d'études secondaires ou un équivalent est tout ce qui est nécessaire, tandis que dans d'autres, des certifications ou des diplômes de secrétariat réels sont préférés.Les collèges communautaires et les écoles professionnelles proposent fréquemment des programmes où les étudiants intéressés peuvent apprendre les tenants et les aboutissants du traitement de texte et de la gestion du bureau.Prendre ce genre de cours est souvent une bonne idée même s'il n'est pas strictement nécessaire, car il peut aider une application à se démarquer et peut donner une altération de nouvelles embauches en ce qui concerne l'expérience.

Circonstances particulières: Secrétaires officiels et gouvernementaux

Le terme «secrétaire» ne peut pas toujours attacher à un administrateur de bureau.Dans certains cas, en particulier ceux impliquant des représentants du gouvernement de haut rang, la désignation peut être utilisée à titre honoraire pour indiquer la gestion d'un large secteur des affaires.Les responsables qui dirigent les services ou supervisent les divisions gouvernementales majeures peuvent utiliser des titres de secrétariat, mais leur emploi ne devrait pas être confondu avec des rôles de gestion de bureau plus courants.