Que fait un assistant exécutif virtuel?

Un assistant exécutif virtuel est un professionnel administratif hors site, généralement indépendant.Il ou elle exerce les mêmes responsabilités et tâches qu'un assistant administratif traditionnel de niveau exécutif, avec une mise en garde majeure.Les assistants virtuels, y compris les assistants s'adressant aux clients exécutifs, gérent toutes les tâches administratives ou de secrétariat qui ne nécessitent pas de présence physique.Contrairement aux assistants exécutifs traditionnels, un assistant exécutif virtuel travaille à partir d'un emplacement éloigné en tant qu'entrepreneur indépendant à plusieurs dirigeants et propriétaires de petites entreprises en même temps.

Les principales différences entre un assistant exécutif traditionnel et un assistant exécutif virtuel sont le lieu et la relation de travail entre l'exécutif et l'assistant.Avec l'avènement de la technologie moderne, y compris les e-mails, les logiciels de productivité et les capacités de réunion virtuelle, la localisation géographique n'est plus une barrière.Les assistants peuvent vivre des kilomètres, même des continents loin des cadres qu'ils représentent.De plus, plutôt qu'une relation employée-employeur entre l'assistant exécutif virtuel et l'exécutif, la relation est celle d'un fournisseur de services et d'un client.

Selon des organisations professionnelles comme l'International Association of Administrative Professionals (IAAP), il existe deux types principauxdes assistants administratifs.Les secrétaires traditionnels et les assistants administratifs d'entrée de gamme gèrent des tâches telles que les calendriers et la planification, la préparation des communications imprimées et verbales, le maintien des documents et les systèmes de classement, la prise de voyages et l'organisation des agendas de réunion et des documents de soutien.Comparativement, les assistants exécutifs gèrent ces mêmes tâches pour les cadres et les gestionnaires de niveau supérieur, ainsi que pour maintenir des niveaux de responsabilités plus élevés tels que la prise de décisions commerciales mineures au nom de l'exécutif.Selon le poste spécifique, les assistants exécutifs peuvent également être responsables de diverses autres tâches, notamment la préparation des newsletters, la mise à jour des informations de profil de direction en ligne ou le maintien d'un site Web.

Peu d'assistants virtuels font les mêmes distinctions entre l'assistance administrative générale et l'assistance administrative au niveau exécutif que dans les professionnels administratifs sur place.Au contraire, en tant que propriétaire d'une petite entreprise, un assistant virtuel contracte avec deux clients ou plus pour offrir les services de soutien dont le propriétaire de l'entreprise ou le dirigeant a besoin.La plupart des clients recherchent un assistant hors site qui est capable de servir à toute qualité d'assistance, notamment en tant qu'assistant exécutif virtuel.Les compétences spécialisées, telles que l'utilisation des plateformes de médias sociaux, la création de sites Web complexes, la comptabilité et d'autres compétences, sont courants parmi les assistants virtuels.

Chaque pratique d'assistance virtuelle offre des niveaux de services, des taux et des types de services variés en fonction d'un marché cible spécifié.Les assistants virtuels réussis possèdent plus que des compétences de soutien administratives.Les connaissances marketing, la gestion des finances des petites entreprises, la capacité d'externaliser les projets à la fois pour l'assistant et pour les clients, ainsi qu'une solide compréhension des médias sociaux et des technologies émergentes similaires, sont impératives.Les tarifs pour les assistants virtuels sont généralement basés sur des heures ou offerts en tant que retenus à frais plat, similaires aux comptables et aux professionnels du droit.