Que fait un agent administratif?

Le principal travail de tout agent administratif est de gérer les documents et les tâches de personnel nécessaires pour s'assurer que les affaires quotidiennes se déroulent bien.Ces types de professionnels sont généralement quelque peu de haut rang et ont généralement des responsabilités de leadership en plus de leur travail de bureau.La plupart des sociétés et des entités gouvernementales utilisent ce type de personnes pour s'assurer que les opérations internes et les fonctions commerciales se produisent comme elles le devraient.Dans presque tous les contextes, le travail implique quatre fonctions principales: la communication, la coordination, les tâches administratives quotidiennes et la planification à long terme.

Rôle dans les sociétés

Bon nombre des agents administratifs les plus connus travaillent dans les entreprises.Dans les grandes entreprises, il y a souvent une division entière dédiée aux affaires administratives, et l'officier en sert à la tête.Les petites organisations embauchent généralement ce type de professionnel pour travailler aux côtés d'autres dirigeants de manière beaucoup plus pratique.Dans les deux cas, l'emploi se concentre sur la direction.Le responsable administratif est chargé de superviser les processus et le personnel pour s'assurer que l'entreprise est en mesure de atteindre certains objectifs définis.Cela peut impliquer tout, de l'attribution de projets à la rédaction de rapports et à l'analyse des nombres de sortie.Une grande partie du travail est «interne», ce qui signifie qu'il est basé sur les rapports et le dépôt de papier.

Postes gouvernementaux

La plupart des gouvernements ont également besoin d'agents administratifs, bien que le monde de ces professionnels ait tendance à être quelque peu différent.Plutôt que d'aider une entreprise à atteindre ses propres objectifs, le travail de cette personne est d'aider à transmettre au public comment font les dirigeants élus ou nommés.Il ou elle peut également travailler directement avec ces dirigeants pour s'assurer qu'ils restent sur la bonne voie.Le travail est toujours très axé sur le papier et implique beaucoup d'écriture de rapport et de craquement des nombres.La principale différence est le public visé et l'objectif global.

Communication

Les agents administratifs dans les deux sociétés et les bureaux gouvernementaux doivent généralement se concentrer beaucoup sur la communication.Ces professionnels sont généralement liés à la fois à la haute direction et au personnel de première ligne, et dans une certaine mesure sont chargés de ramener les messages entre ces deux groupes.Toutes les communications doivent généralement être claires, concises et ont un ton professionnel.La capacité de déterminer les informations à partager et la meilleure méthode pour communiquer est généralement très importante.

COORDIONNER les activités de l'équipe

La plupart des agents administratifs concentreront également une grande partie de leur attention sur le rassemblement de différents groupes de personnes, soit pour produireDes rapports spécifiques ou pour obtenir certaines informations sur la façon dont les choses se passent.Les types d'activités et d'équipes qui doivent être coordonnés dépendent de l'industrie, de la fonction commerciale et des pratiques commerciales globales.Par exemple, dans une entreprise de services, les agents peuvent avoir besoin de coordonner les emplacements des techniciens, les sites d'emploi et les livraisons de produits.Dans un cabinet médical, le travail peut tourner autour de la rationalisation du flux d'informations entre les patients, les représentants des ventes, les consultants et les professionnels de la santé qui constituent au cœur de la pratique.

Tâches administratives quotidiennes

Presque toutes les organisations ont également beaucoup de tâches plus petites qui peuvent sembler banales mais doivent être achevées pour que les entreprises puissent fonctionner comme d'habitude.Une grande partie de cela est liée aux documents, et la majeure partie relève de la description de poste principale du responsable administratif.Cela comprend le paiement des factures, l'émission de factures aux clients, le traitement des paiements reçus et la création de salaire pour le personnel.Les envois de fonds au gouvernement et aux autres agences doivent également être envoyés avec la documentation de soutien correcte.

Dans les petites entreprises ou les agences, le responsable administratif est souvent responsable de ces tâches.Les cadres plus puissants ne font pas souvent ce genre de tâches personnellement, préférant plutôt à Deles légatons à plus de personnel junior mdash;Mais ils restent généralement responsables de s'assurer qu'ils sont effectués correctement et à temps.Lorsqu'une entreprise a un problème de facturation ou prend du retard sur les paiements majeurs, l'agent administratif est souvent l'une des premières personnes blâmées.

Rôle de planification

Le travail de l'agent administratif le place généralement au centre de toutes les activités commerciales, ce qui donne une perspective intéressante sur la façon dont beaucoup de choses différentes fonctionnent et fonctionnent.Les entreprises et les gouvernements peuvent rechercher des moyens de tirer parti de ce type d'approche «voir tous» en matière de planification à l'échelle de l'organisation.Cela peut être aussi simple que d'établir des objectifs raisonnables pour un prochain trimestre ou d'aider à élaborer une approche pour une campagne.Un agent administratif peut être chargé de trouver un plus grand espace pour l'organisation, de planifier le déménagement et de concevoir l'espace de travail, par exemple, ou peut être chargé de déterminer ce dont les citoyens ont besoin en ce qui concerne quelque chose de spécifique comme l'allégement fiscal, puis à la recherche deDifférentes solutions et correctifs possibles.

Obtenir le travail

Il n'y a pas de liste unique de ce qu'il faut pour devenir agent administratif, en partie en raison du nombre d'opportunités différentes.Les exigences en matière de leadership dans une grande entreprise sont vraiment différentes de celles d'un petit bureau à but non lucratif ou de gouvernement local.La plupart des candidats ont terminé un programme de formation postsecondaire en administration des affaires ou en gestion, ce qui démontre leur avisage en ce qui concerne les opérations internes et la coordination du personnel.Au-delà de l'éducation de base, cependant, beaucoup est laissé à l'entreprise individuelle.

De nombreux employeurs sont plus intéressés par une expérience de travail connexe que les références académiques.Expérience de résolution des problèmes, de la gestion des conflits et de l'utilisation de systèmes informatiques est très important.La capacité de gérer la pression, de travailler sous des contraintes de temps et de gérer les priorités conflictuelles peut également être très utile.Dans la plupart des cas, un examen minutieux d'une description de poste particulière est le meilleur moyen pour les candidats de déterminer ce qu'une opportunité spécifique va exiger.

Éviter la confusion avec les administrateurs de bureaux

Le titre du «responsable administratif» peut parfois être facile à confondre avec les emplois «administratrice de bureau» similaires et adjoints administratifs, bien que les deux soient généralement très différents.Un administrateur de bureau ou un assistant de bureau est essentiellement un secrétaire ou un personnel de soutien qui joue un rôle très junior dans le dépôt, la réponse des téléphones et d'autres travaux administratifs de bas niveau.Les officiers sont plus souvent des cadres qui ont beaucoup de formation et d'expertise et fonctionnent davantage comme des leaders que de partisans.Les deux types d'emplois impliquent la gestion de différentes tâches papier, juste à des niveaux très différents.