Que fait un stagiaire en gestion d'événements?
Un stagiaire en gestion d'événements travaille sous la tutelle d'un gestionnaire d'événements pour s'assurer que tous les aspects d'un événement prévu se déroulent bien.La gestion des événements est un terme utilisé pour décrire l'acte de planification et d'exécution des événements, et de nombreuses écoles offrent des diplômes en gestion hôtelière et hôtelière pour former des gestionnaires d'événements.Le stagiaire en gestion d'événements travaille avec le gestionnaire d'événements pour coordonner le thème, le budget, la nourriture, le lieu, la musique, les communiqués de presse, la sécurité et de nombreux autres aspects logistiques requis lors de l'organisation d'un événement.
Le thème est généralement le premier élément discuté lors de l'événementLes gestionnaires travaillent avec un client.Comprendre exactement ce que le client veut aide le gestionnaire d'événements et le directeur d'événements que les stagiaires savent par où commencer.Les postes de stagiaires impliquent souvent la recherche de l'histoire derrière le thème pour atteindre la précision historique.Par exemple, une
Autant avec le vent
Costume Party devrait inclure des robes antibellum et peut-être même de la nourriture et de la musique de l'époque.Le directeur d'événements stagiaire recherche les éléments normaux de cette période et fournit au gestionnaire d'événements les détails nécessaires pour développer un plan.
La budgétisation est un autre aspect important de la planification des événements.Une fois le thème établi, le gestionnaire d'événements discutera des seuils budgétaires avec le client pour déterminer le montant des dépenses disponible.Le stagiaire est alors responsable de la demande de devis des différents fournisseurs, de la consolidation des informations et de la fourniture du gestionnaire d'événements un rapport pour examiner.Selon le rapport final, des négociations peuvent être nécessaires pour garantir que les besoins du client sont satisfaits.Le stagiaire peut s'asseoir sur les négociations entre le gestionnaire d'événements et les vendeurs ou le client pour savoir comment l'art de la négociation est effectué.
Un stagiaire en gestion d'événements est parfois considéré comme un «gopher» en raison du nombre de tâches de dernière minute attribuées.À l'approche du jour de l'événement, de nombreuses petites activités telles que l'appel pour confirmer les livraisons ou la vérification du R.S.V.P.Liste de la liste des stagiaires.Les séances de rétroaction quotidiennes sont courantes lorsque le gestionnaire d'événements et le stagiaire traversent une liste de contrôle pour s'assurer que tous les aspects sont gérés en temps opportun.
Le jour de l'événement réel, le stagiaire en gestion d'événements est généralement chargé de coordonner dans les coulisses avec les différents fournisseurs.Des choses banales telles que la planification des zones de stationnement et de déchargement pour les vendeurs ainsi que la confirmation des objets corrects commandés ont été livrés à la chute au stagiaire.Lorsque l'événement a commencé, le gestionnaire d'événements peut faire partie des festivités et le stagiaire surveillera continuellement les fournisseurs pour s'assurer que les choses se déroulent bien. Une fois l'événement terminé, le directeur et le stagiaire de gestion d'événements travaillera avec les vendeurs pour s'assurer que le lieu est laissé en parfait état et que tous les matériaux sont supprimés.Dans les jours qui ont suivi l'événement, le stagiaire travaillera pour retourner les articles loués ou empruntés et préparer un rapport des dépenses finales.Le gestionnaire et le stagiaire discutent de tout problème qui a résulté et détermine comment gérer à l'avenir.Une fois les dépenses finales payées, le stagiaire dépose le rapport de l'événement et passe à l'événement suivant.