Qu'est-ce qu'un secrétaire aux voyages?

Un secrétaire aux voyages travaille à titre administratif dans une agence ou une société.Il ou elle peut également être appelé un assistant de bureau de voyage.Les secrétaires des voyages coordonnent les plans de voyage pour les clients sous la supervision d'un agent et répondent souvent aux téléphones et servent les clients.Si un secrétaire organise des voyages pour les dirigeants d'entreprise, il ou elle prépare également généralement des itinéraires de voyage ou des horaires.

Dans une agence de voyages, les secrétaires sont souvent responsables de suivre les exigences de licence et d'autres documents nécessaires pour maintenir l'entreprise.Bien qu'un secrétaire aux voyages puisse répondre au téléphone et distribuer du courrier, il conseille également les clients et doit comprendre tous les aspects de l'industrie du tourisme.Cette connaissance approfondie aide à résoudre des problèmes pour les personnes qui essaient de coordonner les vols et les hôtels.Certains secrétaires de voyages aident à créer des brochures d'information pour l'utilisation des clients.

S'ils travaillent pour les sociétés, les secrétaires des voyages organisent souvent tous les détails des voyages des cadres.Un secrétaire aux voyages d'entreprise peut gérer la planification des salons commerciaux et des conventions.Essayer de économiser de l'argent à l'entreprise lors de la réservation de chambres et des transports est une considération pour la plupart des secrétaires des voyages d'affaires.

Les écoles professionnelles ou les collèges communautaires ont souvent des programmes liés aux types de voyages de carrières de secrétaire, bien que ces programmes ne soient pas offerts aussi souvent que d'autres types de spécialités de secrétariat tels que le légal et le médical.Les programmes scolaires peuvent inclure une section de stage dans laquelle un étudiant intervient en tant que secrétaire aux voyages.Les programmes de secrétariat sur les voyages sont disponibles en ligne ainsi qu'en personne.Ces programmes sont généralement inférieurs à un an à terminer et incluent souvent plusieurs examens qui doivent être passés afin de recevoir un certificat.

Le logiciel de réservation de voyage doit être maîtrisé par les secrétaires.Un secrétaire aux voyages doit avoir d'excellentes compétences informatiques et être en mesure de coordonner de nombreux détails.Par exemple, si plusieurs compagnies aériennes sont nécessaires pour un voyage sur les clients, le secrétaire doit inclure des instructions pour connecter les vols.La planification des connexions avec un temps d'attente minimal est également nécessaire pour un bon service client.

Les gens qui sont des secrétaires de voyages peuvent travailler à temps plein ou à temps partiel.Ils peuvent voyager pour des réunions d'affaires à l'occasion ainsi que pour leurs vacances personnelles.L'établissement de bonnes relations de travail avec d'autres dans l'industrie du voyage, tels que les représentants des compagnies aériennes et les voyagistes, peut aider les secrétaires à créer des forfaits de tournée pour les clients.Dans cet effort, ils aident les agents de voyage à faire en sorte que leur agence offre aux clients les meilleures offres et les options de voyage possibles.Dans certaines agences, un secrétaire aux voyages peut se spécialiser dans un domaine, comme des visites de vacances, tandis qu'un agent peut gérer d'autres forfaits.