Qu'est-ce qu'un assistant administratif?

Un assistant administratif a plusieurs des mêmes tâches qu'un secrétaire, notamment la dactylographie, le dépôt, la réponse des téléphones et la prise de notes lors des réunions.En plus de cela, il ou elle peut également superviser la logistique d'un bureau, collaborer avec les superviseurs sur des projets importants et superviser les secrétaires.Bien qu'il y ait peu d'éducation formelle nécessaire pour travailler dans ce poste, les assistants exécutifs ou ceux qui travaillent dans des domaines spécialisés peuvent avoir besoin d'une formation supplémentaire.

Les fonctions

Les fonctions d'un assistant administratif vont souvent bien au-delà des tâches de secrétariat et incluent la gestion des choses logistiques pour le bureau, comme commander des fournitures, la manipulation du courrier et des documents qui entrent et sortent de l'entreprise et de la coordination des horaires des gens.Dans de nombreux cas, il ou elle est une source d'informations avec le public et, en tant que tel, agit parfois comme le fait face aux sociétés.Certains assistants seniors supervisent également les assistants ou les secrétaires juniors, auquel cas ils peuvent avoir besoin de faire des rapports de performance ou des présentations périodiques.De nombreuses personnes dans ce poste aident également à former de nouveaux employés, en particulier s'ils effectueront des tâches administratives.Un assistant administratif a également besoin de connaissances pratiques, telles que la façon de travailler avec une variété d'équipements de bureau.

ensemble de compétences

Les personnes travaillant dans ce poste doivent être extrêmement bonnes avec des détails et capables de gérer de nombreuses tâches simultanément, car elles sontSouvent responsable de plusieurs horaires de peuples et peuvent superviser les progrès de plusieurs projets à la fois.Ils devraient également être bons avec les gens, car le travail nécessite beaucoup d'interaction avec les gens au bureau ainsi que les clients.Être en mesure de faire des jugement et de travailler de manière indépendante est également une partie importante du travail, car l'assistant administratif est la personne qui est susceptible de savoir quels documents sont importants et lesquels peuvent être rejetés, quels e-mails peuvent être traités au bureauniveau et qui doivent être transmis à la haute direction, et comment travailler la chaîne de commandement pour faire avancer les choses.En plus de tout cela, les assistants administratifs doivent être articulés, bons à l'écriture et bien avec la technologie, car ils sont souvent nécessaires pour répondre au courrier, remettre des documents et travailler avec des bases de données.

Spécialités

Les assistants administratifs peuvent se spécialiser dans un spécialiste spécifiqueDépartement d'une organisation, comme les ressources humaines ou l'informatique, bien que cela soit plus courant dans les grandes organisations.Les assistants administratifs exécutifs ne travaillent qu'avec la haute direction dans une entreprise.Ils peuvent être responsables d'un bassin de personnes, ou ne peuvent travailler qu'avec un seul.Dans les deux cas, l'assistant est chargé de contrôler l'accès aux dirigeants, de prendre des dispositions de voyage et de conférence et d'interagir avec les vendeurs, les dirigeants d'autres sociétés et les membres du conseil d'administration, en plus des tâches administratives régulières.D'une manière générale, plus l'exécutif est élevé, plus les compétences et l'expérience ont besoin de l'assistant.

De plus, les assistants administratifs peuvent se spécialiser dans certains domaines, comme la médecine ou le droit.En plus des tâches normales associées à cette position, il effectue également des tâches spécifiquement liées à ce domaine.Par exemple, un assistant juridique peut également rechercher des précédents juridiques et aider à préparer des briefings, tandis qu'un assistant médical doit généralement connaître la facturation d'assurance ou les procédures de laboratoire.Certaines personnes font également ce travail à domicile par téléphone et sur Internet, auquel cas ils sont appelés assistants administratifs virtuels.

Formation Dans de nombreux cas, une personne peut commencer à travailler dans ce travail avec un diplôme d'études secondaires et une formation en affaires et en informatique.Pour des postes spécialisés, comme dans un bureau médical ou juridique, elle doit connaître le vocabulaire spécifique à ce poste.Un certificat d'un programme de formation, d'un diplôme d'associé ou de certification par le biais d'une organisation reconnue peut tous aider lorsque jet vient d'être embauché ou promu.