Qu'est-ce qu'un secrétaire exécutif?

Un secrétaire exécutif est une personne qui travaille comme assistante administrative pour un cadre supérieur.Ce n'est généralement pas une position de secrétariat d'entrée de gamme.En règle générale, ce travail appellera à de nombreuses années d'expérience en tant que secrétaire aux fonctionnaires à prédominance de haut niveau.Les tâches d'un secrétaire exécutif peuvent étendre celles d'un secrétaire traditionnel.Bien que l'expérience puisse être un facteur contributif, certains employeurs peuvent avoir besoin d'une éducation collégiale pour obtenir ce poste.

La remise des diplômes du lycée est généralement le moins d'éducation acceptable pour travailler en tant que secrétaire exécutif.Pendant son séjour au lycée, l'individu a peut-être excellé dans les cours commerciaux et informatiques.Comme le domaine des secrétaires exécutifs peut être compétitif, l'obtention d'un diplôme universitaire peut donner à un individu un certain avantage pour obtenir un emploi.Certaines personnes peuvent choisir de poursuivre un diplôme d'associé de deux ans, tandis que d'autres peuvent opter pour un baccalauréat de quatre ans.De nombreuses personnes à la recherche de ce poste en tant que carrière peuvent s'inscrire à un programme lié aux entreprises, comme l'administration des affaires, la gestion des entreprises ou l'administration du bureau.

Dans la plupart des cas, le secrétaire exécutif est l'homme ou la femme de droite à un cadre supérieur dans une entreprise ou un établissement.Le secrétaire est assez souvent le moteur des coulisses, garantissant que l'entreprise se déroule bien au quotidien.Il existe de nombreuses tâches effectuées par un assistant exécutif à ce poste.Certaines des tâches les plus courantes de ce type de secrétaire peuvent inclure la saisie de lettres au nom de son patron, la fabrication de formulaires, la compilation de feuilles de calcul et la prise de messages.De plus, le secrétaire peut fournir un soutien administratif à d'autres dirigeants du département.

Parfois, un secrétaire exécutif peut se retrouver à l'intérieur d'une salle de conférence en faisant plus que de prendre quelques minutes.Le secrétaire peut devoir s'asseoir lors d'une réunion en l'absence de son patron et le représenter.Bien que le secrétaire ne puisse écouter que la réunion et prendre des notes pour remettre au patron, certains peuvent avoir à jouer un rôle actif, comme prononcer un discours ou faire une présentation.Pour cette raison, de nombreux patrons passent beaucoup de temps à former leur secrétaire pour s'assurer que la personne peut assumer un poste de leadership si nécessaire en son absence.

Contrairement aux secrétaires traditionnels, un secrétaire exécutif peut passer du temps à corréler les activités pour l'exécutif en dehors dele bureau.Certains secrétaires seront chargés de prendre des dispositions de voyage pour leur patron.Cela peut inclure la planification des vols, la prise de dispositions hôtelières et la planification des services de voiture.Souvent, le secrétaire peut également fournir une assistance à l'exécutif avec des problèmes concernant sa vie personnelle.Par exemple, le Secrétaire peut planifier des rendez-vous chez le médecin, prendre des dispositions de dîner et coordonner les réunions hors bureau pour l'exécutif.