Qu'est-ce que la gestion des contrats?

Le terme gestion du contrat est généralement utilisé dans les services d'approvisionnement ou d'achat.Dans le cadre des responsabilités du Département des achats, le gestionnaire négocie, accepte et signe des contrats avec des fournisseurs de biens et services à l'organisation.La gestion des contrats est le processus de garantie que le fournisseur honore ses conditions de contrat négociées.Bien que le rôle de l'approvisionnement dans le processus de négociation soit un élément essentiel d'un processus de gestion des coûts, la gestion des contrats est l'endroit où les économies réelles sont obtenues ou manquées.Position de négociation lors de la prochaine série de négociations.La gestion des contrats comprend la garantie de la conformité aux contrats, agir comme le principal contact pour les questions liées à la résolution des services et des différends, ainsi que la gestion de tout paiement ou clause négocié dans le contrat.En général, la gestion des contrats peut être divisée en trois domaines principaux: les seuils, les rabais et les clauses de performance.

Le seuil est un terme utilisé pour définir des objectifs spécifiques de dépenses, de transactions ou d'unités en dollars achetés.Ces seuils sont généralement liés aux réductions en dollars sur le prix d'achat et sont souvent basés sur le nombre de commandes reçues dans un délai précis.Dans le cadre du processus de négociation, les seuils sont souvent utilisés pour exiger des remises encore plus profondes que le fournisseur ne le fournirait normalement.À mesure que le volume augmente, le fournisseur a la motivation et la capacité de réduire le prix, à mesure que ses coûts diminuent.

Les rabais sont utilisés comme récompense ou incitation au fournisseur à atteindre des cibles spécifiques.Par exemple, une boulangerie peut négocier pour acheter une quantité spécifique de farine sur une période fixe.Toutes les demandes supplémentaires et non programmées remplies dans un délai précis sont admissibles à une remise au fournisseur.La facture concerne le montant standard, mais le rabais est calculé et remboursé au fournisseur en récompense pour répondre à un besoin immédiat.Cette flexibilité se trouve souvent dans les environnements sensibles au temps, où le contrat est pour un calendrier de livraison standard, mais une flexibilité supplémentaire est nécessaire pour répondre aux exigences de l'entreprise.

Les clauses de performance sont basées sur des éléments mesurables qui sont essentiels au fonctionnement de l'entreprise.Les clauses communes sont basées sur la livraison dans un délai spécifique, la facturation dans une plage de dates définies, la réunion des dates de livraison de référence et le pourcentage d'achèvement pour les projets de construction.Le but d'une clause de performance est de mettre en place une méthode de mesure acceptée entre le fournisseur et le client.Ces clauses sont souvent liées aux pénalités ou aux récompenses, selon l'industrie.

La gestion efficace des contrats implique le suivi quotidien, la gestion des performances et le suivi avec le fournisseur.Ce n'est que par le biais d'un processus de gestion des contrats actifs que la société peut réclamer les avantages inclus dans le contrat.Ces avantages peuvent inclure des clauses à libération anticipée, des réductions de paiement supplémentaires et d'autres pénalités.