Comment choisir les meilleurs bordeaux de dépôt commerciaux?
Les meilleurs bullets de dépôt commerciaux répondent aux exigences de base de la banque et servent adéquatement les fonctions secondaires de cet important document commercial.Les bordereaux de dépôt sont généralement commandés par le biais de la banque et auront donc le codage requis.Les fonctions secondaires comprennent la traçabilité, la précision et la communication des transactions.Tous ces facteurs fonctionnent ensemble pour documenter une transaction afin que la comptabilité précise soit possible.De plus, le risque de vol interne ou externe doit être minimisé.
Si les dépôts sont effectués par plusieurs personnes dans plusieurs endroits, la traçabilité est une préoccupation.Les meilleurs bordeaux de dépôt commerciaux auront un moyen de traçage qui a fait le dépôt, quand et où.Cela peut être accompli par une ligne spéciale sur le glissement qui est signé par le déposant.Plusieurs feuillets de dépôt en carbone sont utiles pour augmenter la traçabilité, avec des copies conservées par le déposant et le superviseur, et soumises à la banque.
La précision est un facteur important dans le choix des meilleurs bordeaux de dépôt commerciaux, car des données incorrectes peuvent entraîner des découvert et des frais bancaires ou des inexactitudes dans les comptes clients.Pour augmenter la précision, les entreprises peuvent choisir d'utiliser des bulletins de dépôt générés par ordinateur.Si les bordereaux de dépôt doivent être achetés à la main, il devrait y avoir une place adéquate pour que tous les chèques soient répertoriés et les lignes pour chaque dénomination des factures à enregistrer séparément.Les employés devraient être tenus d'écrire bien sur tous les bordereaux de dépôt.
La communication des transactions peut être évidente dans une petite entreprise, mais moins dans une très grande entreprise.Les comptables doivent savoir quand les dépôts sont comptabilisés par la Banque, quel compte doit être crédité par le dépôt et le formulaire de dépôt.Les opérations dispersées peuvent entraîner plusieurs personnes de gestion du dépôt.Par conséquent, non seulement plusieurs copies des bordereaux de dépôt commerciaux peuvent être importantes, mais un registre de dépôt similaire à un registre de chèques doit également être maintenu.
Une entreprise doit prendre plusieurs déterminations pour minimiser le risque de vol.La taille de la transaction commerciale typique et le montant de la trésorerie par rapport à d'autres moyens de paiement doivent être connus.D'autres faits à collecter sont si l'entreprise utilise des bordereaux à main ou générés par ordinateur, la fréquence des dépôts effectués pendant les heures bancaires par rapport à l'utilisation des gouttes nocturnes, et si les dépôts seront effectués par diverses personnes ou par la même ou la même oudeux personnes.Plus la transaction en espèces est importante, plus il y a une utilisation des chutes nocturnes et des dépôts répétés par la même personne augmentent les chances de vol par des agents externes et par les employés.Les sacs de dépôt en plastique jetables avec plusieurs bordereaux de dépôt commercial en carbone aident à dissuader le vol de dépôt nocturne.
Les meilleurs bordereaux de dépôt commerciaux incorporeront les facteurs ci-dessus, le cas échéant.Ils peuvent varier en taille de la feuille de déchirure de la taille du portefeuille à un rapport multipage généré par le logiciel comptable.Dans tous les cas, ils doivent être logiques, ordonnés et facilement compris par tous les utilisateurs.Les feuillets de dépôt commerciaux, bien que non vus par les clients, devraient également transmettre une apparence professionnelle.