Comment conserver un journal en espèces?
Pour conserver un journal en espèces, vous devrez d'abord décider si vous souhaitez conserver un journal écrit ou enregistrer des transactions sur un ordinateur.Ensuite, vous devrez créer ou obtenir un journal qui a les colonnes d'entrée appropriées, telles que celles des dates, des montants de transaction, des descriptions de revenus ou de dépenses et des soldes.Une fois ce journal créé, vous pouvez garder une trace en enregistrant simplement chaque fois que vous payez quelque chose avec de la petite caisse ou recevoir de l'argent sous ce formulaire.De plus, vous pouvez en bénéficier en conservant des reçus pour sauvegarder vos entrées de journal.
Lorsque vous devez conserver un journal en espèces, il est important de comprendre que vous avez des choix lorsqu'il s'agit de la créer.Vous pouvez utiliser un journal écrit, un logiciel informatique spécialement conçu pour enregistrer des transactions à Petty Cash, ou même une feuille de calcul informatique pour créer votre journal.Si vous décidez d'utiliser une option informatique pour enregistrer Petty Cash, cependant, il est généralement essentiel que vous sauvegardez vos fichiers régulièrement.Si vous ne vous souvenez pas de le faire, vous pourriez avoir du mal à déterminer comment vous avez dépensé mes petits espèces et prouver vos dépenses si votre système informatique se bloque.
En règle générale, un journal à petite caisse aura une zone désignée pour enregistrer diverses données.Par exemple, le journal que vous créez doit avoir une colonne pour saisir la date à laquelle vous avez payé en espèces ou reçu de l'argent ainsi qu'une colonne pour désigner si vous avez reçu ou non un reçu pour documenter la transaction.Votre journal doit également inclure une zone pour inscrire la partie à qui vous avez payé en espèces ou la personne dont vous avez reçu de l'argent et le montant de la transaction.Vous aurez également besoin d'une zone pour décrire la transaction.Par exemple, vous pouvez noter dans ce domaine que vous avez payé pour les fournitures ou reçu un don.
Lorsque vous conservez un journal pour les petits espèces, vous devrez également garder une trace du solde de votre compte.Cela signifie que vous aurez besoin d'une colonne dans laquelle enregistrer le solde de votre Petty Cash Fund après chaque transaction.Garder une trace du solde est non seulement une bonne tenue de dossiers, mais peut également faciliter la remarque de reconstitution de votre Petty Cash Fund.
Si vous dirigez une entreprise qui a des employés, vous devrez décider qui aura accès à votre petit espèces et être responsable du maintien du journal.Si plus d'une personne aura accès, vous aurez besoin d'un système d'enregistrement qui est responsable de la transaction.Vous pouvez en conserver un enregistrement en ajoutant une colonne à votre journal pour le nom de l'employé.
En plus de conserver un journal de petite caisse, il est également important de conserver les recettes que vous recevez par rapport à la petite caisse.Cela comprend même les reçus pour les petites quantités que vous ne considérez pas très importantes.Vous pourriez plus tard avoir besoin de ces reçus pour prouver certaines de vos dépenses.