Comment rédiger une politique de remboursement des dépenses?

Une politique de remboursement des dépenses peut être un document important et nécessite donc la planification et la clarté.Il devrait inclure les types de dépenses qui seront remboursées et celles qui ne le feront pas.Vous devez spécifier à qui la politique concerne et toute personne dont les dépenses sont exclues.Les remboursements maximaux doivent être décrits et il faut expliquer que la documentation est nécessaire pour le remboursement.Le délai de soumission de la documentation doit être inclus avec le délai et la manière dont les remboursements seront effectués.

Si vous avez la responsabilité de rédiger une politique de remboursement de dépenses, faites-le très attentivement.Les erreurs imprudentes pourraient être coûteuses pour votre entreprise ou pour les personnes qui ont fait des dépenses dans l'attente d'être remboursées.C'est pourquoi il est de la plus haute importance que les termes soient clairs pour tout le monde, y compris vous.

Pour commencer, vous devriez produire une liste qui décrit les dépenses remboursables et qui ne le sont pas.Cet exercice vous aidera à rationaliser votre politique de remboursement des dépenses.qui cela concerne.Il peut y avoir certains types de remboursements de dépenses que vous souhaitez mettre à la disposition uniquement pour certaines personnes.Par exemple, la haute direction peut être admissible au remboursement des coûts de restauration avec les clients et de les divertir, mais vous souhaiterez peut-être restreindre leurs assistants aux remboursements uniquement pour les repas.Des situations comme celle-ci peuvent être gérées efficacement de deux manières.Vous pouvez soit indiquer spécifiquement que chaque partie de la politique fait et ne concerne pas, soit organiser le document en sections qui s'appliquent spécifiquement à chaque groupe.

Les coûts maximaux pour des types de dépenses spécifiques doivent être traités.Si cela n'est pas fait, le résultat est probablement beaucoup de confusion et peut-être des pertes financières substantielles.Dans le cas où les maximums doivent fluctuer dans certaines circonstances, la manière dont cela sera géré doit être décrite.Par exemple, vous pouvez définir un remboursement maximal des dépenses quotidiennes pour les voyages d'affaires, mais le montant peut devoir être augmenté lorsque vous voyagez dans certaines villes internationales.

Il est très important pour la politique de remboursement des dépenses pour indiquer explicitement quel type de documentation ou de preuveest nécessaire pour que les coûts soient éligibles.Vous pouvez simplement vouloir des reçus, ou vous voudrez peut-être des reçus avec des informations détaillées telles que le client auquel le coût était visible et pourquoi les coûts étaient nécessaires.Vous voudrez peut-être toutes les dépenses soumises sur un formulaire spécial.Quelle que soit votre décision, assurez-vous que ces informations sont clairement communiquées.

En outre, vous devez spécifier les délais ou la régularité pour la soumission des dépenses de remboursement.La politique doit communiquer ce qui se passera si ce délai n'est pas respecté.Les individus doivent également être informés du moment et de la façon dont ils seront remboursés.