Que sont les enregistrements comptables?

Les dossiers comptables sont des documents et des matériaux de soutien utilisés par les particuliers et les entreprises dans la préparation des états financiers, des documents fiscaux, etc.Selon la loi, les entreprises sont tenues de conserver ces dossiers pour une période de temps définie, souvent sept ans, pour les rendre disponibles pour l'inspection et l'audit.Les entreprises négociées publiquement peuvent être soumises à des inspections aléatoires par les organismes de réglementation et ces inspections incluent un examen des dossiers comptables pour l'exactitude et l'exhaustivité.

Ces dossiers peuvent être électroniques, du papier ou un mélange des deux.Ils incluent toute documentation liée aux transactions financières, des dossiers de paie aux impressions de fin de journée des registres en espèces.Les déclarations des banques sont également incluses dans les dossiers comptables, ainsi que des déclarations similaires liées aux investissements.Les livres comptables sont également considérés comme des enregistrements comptables.Essentiellement, s'il contient un dossier relatif à une activité financière de l'entreprise, il s'agit d'un dossier comptable.

Les entreprises devraient conserver cette documentation en bon état de fonctionnement.Les comptables et le personnel de soutien supervisent généralement la maintenance de ces dossiers et utilisent les documents dans la préparation de choses telles que des déclarations pour les investisseurs et les déclarations fiscales.Si les dossiers ne sont pas terminés, les états financiers effectués par la Société seront inexacts et cela peut être des motifs de pénalités juridiques et financières.

Les procédures appelées principes comptables généralement acceptés (GAAP) doivent être suivies lors du maintien, de la gestion et de l'utilisation de la comptabilitéRecords.Ces procédures normalisent les tâches de comptabilité de base pour s'assurer qu'elles sont effectuées uniformément par tous les comptables du monde entier, éliminant la possibilité d'utiliser ce que l'on appelle la «comptabilité créative» pour cacher les pertes et autrement dénoncer les faits financiers pour un bénéfice personnel.

Lorsqu'un audit est ordonné, tousLes dossiers comptables sont demandés pour examen.Les auditeurs regarderont le matériau et prendront note de tout matériau manquant, des enregistrements déroutants ou des enregistrements maintenus mal.Toutes ces informations sont pesées lors du développement d'un avis d'audit.Les régulateurs intéressés par les pratiques financières peuvent examiner les résultats de l'audit pour collecter des informations.Ces informations peuvent être utilisées dans la poursuite des sociétés soupçonnées de pratiques comptables frauduleuses ou d'exonérer les entreprises confrontées à de telles accusations.

Les individus sont généralement invités à conserver les dossiers comptables, car ils peuvent être vérifiés par les autorités fiscales.Si les gens n'ont pas les dossiers pour soutenir les réclamations faites sur leurs impôts, ils peuvent être soumis à des pénalités.À tout le moins, leur responsabilité fiscale peut être ajustée, les obligeant à payer davantage d'impôts.Si leurs dossiers semblent frauduleux, plutôt que simplement gardés avec négligence, ils peuvent faire face à des sanctions légales.