Quels sont les différents types de procédures de petite trésorerie?

Les procédures de petite trésorerie sont établies par des entreprises ou d'autres organisations pour gérer de petites quantités d'argent.Appelé un Fonds Petty Cash, cet espèce est utilisé pour effectuer de petits achats au lieu d'écrire un chèque ou d'utiliser une carte de crédit de l'entreprise.Une entreprise affectera un gardien dont le travail consiste à s'assurer que toutes les sommes sont comptabilisées par un reçu ou une autre documentation appropriée.

Habituellement moins de 250 $ US, un Fonds en espèces permet d'utiliser des espèces pour les petits achats ouremboursements sans le processus lourd de rédaction d'un chèque.Un Fonds à Petty Cash peut également remplacer la nécessité de l'émission de cartes de crédit de l'entreprise à plusieurs personnes qui effectuent de petits achats.Cela réduit à son tour la responsabilité de l'entreprise.

Si un Fonds à petite caisse n'est pas déjà établi, des procédures en espèces doivent être établies pour s'assurer que tout l'argent est correctement suivi et surveillé.Parfois, des achats réguliers et de routine sont effectués qui tombent en dessous d'un certain montant en dollars et rendent donc inefficace d'écrire un chèque pour le remboursement.Dans ce cas, il faut approcher un gestionnaire ou un contrôleur d'une entreprise pour établir un petit fonds de trésorerie.

Si un Fonds à petite trésorerie existe déjà, il est essentiel d'avoir les bonnes procédures de petite trésorerie pour suivre l'argent.Cela se produit de deux manières: remboursement ou paiement avancé.Le remboursement se produit lorsqu'un achat a déjà été effectué et qu'une personne soumet un reçu ou une autre documentation afin d'être remboursé pour de l'argent dépensé.Un paiement à l'avance se produit lorsque les espèces sont déboursées pour un achat non encore effectué.Dans ce cas, un bon ou une autre documentation doit être inséré dans le Petty Cash Fund au moment du décaissement.Ce bon montrera qui a déboursé l'argent ainsi que qui a reçu l'argent, ainsi que la date, le but et d'autres informations pertinentes.Le bon reste dans le Petty Cash Fund jusqu'à ce qu'un reçu soit renvoyé au gardien.

Le gardien du Petty Cash Fund est généralement établi dans les procédures de petite caisse.Il s'agit généralement d'un certain poste, comme Office Manager, qui est affecté à l'obligation.Le gardien est alors responsable de l'ensemble du Fonds de Petty Cash.À tout moment, le montant d'argent dans le Fonds Petty Cash plus les bons doivent être égaux au montant total du fonds. Les procédures détaillées des petites espèces sont essentielles pour suivre l'argent au sein du Fonds de Petty Cash.En effet, chaque fois qu'il y a de l'argent, il y a un potentiel d'abus.Un Fonds à petite caisse doit être suivi fréquemment par un superviseur pour assister à toute divergence ou problèmes potentiels.