Qu'est-ce qu'un grand livre d'achat?
Un grand livre d'achat est un dossier tenu par une entreprise à des fins comptables de tous les paiements effectués et de l'argent actuellement dû aux créanciers.Le but de cela est de tenir des enregistrements précis et de savoir combien d'argent est dû à un moment donné.Dans le passé, les livres d'achat ont été conservés à la main, mais maintenant la plupart des grandes entreprises utilisent des livres informatisés pour conserver leurs dossiers.Il est courant qu'un grand livre d'achat contienne des comptes individuels pour chaque fournisseur d'entreprise ainsi que le solde dû à chacun.
La gestion d'une entreprise prospère nécessite une tenue de dossiers diligente, car les paiements et les reçus de paiement ont lieu à un rythme souvent frénétique chacun ettous les jours.Une entreprise qui perd la trace des allées et venues de ces fonds couvre le risque de manquer quand vient le temps de satisfaire ses dettes.Pour cette raison, un grand livre d'achat est conservé avec l'intention spécifique de suivre à la fois les paiements effectués et l'argent dû à ceux qui offrent aux entreprises des biens et services.Cela signifie qu'aucun paiement ne change réellement de mains au moment d'un achat, mais l'argent est dû aux fournisseurs à payer à une date ultérieure.Savoir combien d'argent est dû à chaque fournisseur est une nécessité, et un grand livre d'achat résout ce problème.Chaque fournisseur individuel est généralement représenté dans un grand livre par son propre compte, qui enregistre les achats effectués, tous les paiements que l'entreprise a effectués pour ces achats, et le solde exceptionnel dû au fournisseur.
Il est sage pour les entreprises de mettre à jourLeur achat d'achat de manière régulière pour surveiller de près combien d'argent est dû aux créanciers.De plus, un système de tenue d'enregistrement qui est facile à suivre est nécessaire afin que la confusion n'atteigne pas trop peu ou même trop pour les fournisseurs à un certain moment.Cela peut être réalisé en numérotant chaque achat et chaque paiement afin qu'ils soient faciles à localiser et à identifier.
Toute cette tenue de dossiers a été beaucoup plus facile pour les entreprises avec les progrès réalisés en technologie informatique.Le logiciel est facilement disponible qui agit essentiellement comme un grand livre d'achat numérique, avec des paiements et des achats enregistrés avec seulement quelques frappes simples.Même si une entreprise a informatisé ses enregistrements de paiements et d'achats, il doit toujours s'assurer d'être diligent quant à la mise à jour des entrées pour empêcher ses enregistrements de devenir datés.