Qu'est-ce qu'une séparation des tâches?
La séparation des tâches est l'utilisation de plusieurs membres du personnel pour effectuer des tâches pour limiter les chances de fraude, de vol et d'erreurs.En divisant une tâche en composants gérés par différents membres du personnel, une entreprise peut empêcher les activités indésirables et exercer de meilleures contrôles de qualité.Cela peut être difficile dans une petite entreprise où le personnel peut être trop limité, mais chez les grandes entreprises, cela peut être un élément essentiel d'un programme de sécurité.Dans certaines régions, les lois obligent spécifiquement la séparation des devoirs pour les tâches sensibles;Dans un exemple particulièrement important, le capitaine d'un navire ne peut pas lancer des missiles de croisière sans suivre une chaîne de commandement très spécifique et séparée.
Dans un lieu de travail où la séparation des tâches est utilisée, les tâches sont divisées en trois phases différentes.Dans la première phase, quelqu'un doit approuver une activité, comme la publication d'un ordinateur à un nouveau membre du personnel ou la génération de chèques de paie.Dans la deuxième phase, quelqu'un doit réellement effectuer la tâche;Un membre du service informatique fournit un ordinateur au membre du personnel, par exemple, et le personnel les signe.Enfin, le troisième composant implique l'audit pour s'assurer que la tâche a été effectuée de manière appropriée.
La séparation des tâches nécessite un membre du personnel différent à chaque point.Les membres du personnel responsables des autorisations ne peuvent pas réellement effectuer des activités, limitant ainsi les chances où les employés pourraient prendre leur propre initiative pour faire des choses comme la collecte de fonds auprès de l'entreprise.Garder l'audit séparé signifie qu'avant l'autorisation d'une tâche, un employé doit s'assurer qu'il est approprié, car l'auditeur le signalera en cas de problème.De même, la séparation des auditeurs et des personnes qui accomplissent des tâches signifient qu'un membre du personnel distinct enquête sur les réclamations de tâches mal terminées et audit périodiquement la performance des tâches pour s'assurer qu'aucun membre du personnel ne se comporte en dehors de la portée de leurs tâches.
pour la comptabilité, la séparation des obligations estcritique.Cela limite les chances de fraude financière et fournit également un mécanisme pour la capture des erreurs;La personne réduisant les chèques de paie, par exemple, pourrait demander une confirmation sur un chèque inhabituellement grand ou petit.La maintenance de l'intégrité comptable est importante pour les entreprises de toutes tailles et la séparation des tâches facilite l'audit et le contrôle du système comptable.
Ceci est également important pour la sécurité, la sécurité et les performances générales.La séparation des tâches joue un rôle sur le plancher d'usine, dans les opérations militaires et dans des activités comme la sécurité de l'information.Si une entreprise a des situations où une seule personne pourrait faire quelque chose et s'assurer qu'elle n'est pas détectée, cela représente une menace de sécurité et appelle une évaluation pour voir s'il est possible de mettre en place la séparation des tâches.