Qu'est-ce que les données comptables?

Les données comptables sont un corpus de documentation financière qui soutient une déclaration comptable.Les gens utilisent ces données pour préparer les états financiers et les déclarations, et les auditeurs peuvent les examiner pour confirmer l'exactitude d'une déclaration.Les personnes ayant des litiges concernant leurs comptes auprès d'une banque ou d'une entreprise peuvent également demander à voir des données comptables pour déterminer comment l'entreprise est arrivée à une conclusion ou à un équilibre donné.Ces informations sont soumises à l'assignation dans les cas où les gens soupçonnent que les actes répréhensibles légaux sont responsables des problèmes comptables.

Certaines entreprises conservent des données comptables électroniques.Le personnel du service comptable entre dans les activités financières dans un système électronique et le système peut également rencontrer une activité automatique.Par exemple, lorsque quelqu'un glisse une carte de débit à l'épicerie, le signal se rendra au système de comptabilité des banques et un ajustement automatique se produira pour refléter l'achat.Des copies papier pour sauvegarder la documentation électronique peuvent être disponibles.

D'autres données comptables sont disponibles au format papier.Cela peut inclure des choses comme les chéquiers personnels, les reçus, etc.Les entreprises avec des documents papier les stockent dans un endroit sécurisé pour éviter les pertes et peuvent faire des copies de référence et de commodité pour s'assurer qu'elles auront accès aux informations lorsqu'elles en auront besoin.Parfois, des mesures peuvent être prises pour numériser ces données pour les rendre plus pratiques et faciles à accéder, et certains anciens enregistrements peuvent être stockés sur microfilm ou dans d'autres formats d'archives car la documentation originale n'est plus disponible.Gardez les données comptables pour une période de temps définie, comme sept ans.Après cette période, les gens peuvent choisir de déchiqueter ou de détruire les anciens dossiers financiers, bien que de nombreuses entreprises choisissent de le garder, car cela peut être précieux à l'avenir pour les enquêtes, les rapports de comparaison et d'autres activités.Des gens comme les auditeurs fiscaux et les régulateurs peuvent demander des données comptables complètes si elles ont des préoccupations concernant les états financiers et souhaitent vérifier les informations par eux-mêmes.

Lors de l'examen des données comptables, les gens accordent une attention particulière aux disparités apparentes ou aux entrées déroutantes.Cela peut inclure des preuves d'informations manquantes, une documentation sur le papier qui ne correspond pas aux déclarations faites et à d'autres signes d'actes répréhensibles ou d'erreurs.Lorsque quelqu'un doit examiner de grands volumes de données comptables, une équipe de personnes peut être impliquée, pour passer par le matériel, ainsi que la double vérification du travail des autres pour s'assurer que rien ne s'échappe de leurs activités d'audit.