Qu'est-ce qu'un système d'information comptable?

Un système d'information comptable est le système de méthodes et de traitement que les entreprises utilisent pour maintenir des informations relatives aux transactions commerciales ou financières.Historiquement, ce système impliquait des livres de papier, des revues et d'autres rapports financiers.Les propriétaires d'entreprises et les comptables étaient responsables de l'utilisation active de ces registres et de ces journaux pour maintenir des dossiers financiers précis lors de l'exécution de leurs opérations commerciales.L'avancement des technologies de l'information a permis aux entreprises de transformer ce système d'information comptable en un processus automatisé à l'aide d'ordinateurs, de serveurs et de logiciels comptables.

Le cycle de comptabilité est un moteur des systèmes d'information comptable de la plupart des entreprises.Ce cycle comprend l'identification et l'analyse des transactions, la création et la publication d'entrées de journal au grand livre, la préparation d'une balance de vérification, la création d'adaptation des entrées, la préparation d'un solde ajusté, la création d'états financiers, la finalisation des comptes avec des entrées de clôture et la génération d'un solde final etétats financiers pour la période comptable.Ces étapes de base aident les entreprises à développer leur système d'information comptable, qu'ils soient manuels ou informatisés.

Les packages de logiciels comptables se composent généralement de plusieurs modules différents basés sur le processus de comptabilité manuelle traditionnelle.Les modules comprennent la comptabilité générale, les actifs fixes, les comptes à payer, les comptes débiteurs, la paie et d'autres modules spéciaux.Chaque module individuel crée un système où les entreprises peuvent déplacer des informations via les étapes du cycle comptable.La possibilité de transférer ces informations par voie électronique peut améliorer la précision de l'entreprise et la rapidité pour signaler les informations financières.

Les systèmes comptables informatisés exigent souvent que les employés de l'entreprise se concentrent davantage sur l'examen des informations recueillies auprès de divers départements d'entreprise plutôt que de saisir des données commerciales.Ce système permet aux comptables individuels de traiter plus d'informations en moins de temps que les livres de papier traditionnels.Le logiciel comptable peut également avoir des garanties internes automatiques qui vérifient l'exactitude et la validité des informations financières à l'aide d'un processus d'examen interne.Ce processus limite souvent la quantité d'erreurs de saisie de données de base et d'autres informations absurdes de la saisie du système d'information comptable.

Les entreprises peuvent choisir d'utiliser un système d'information comptable hybride impliquant des processus comptables manuels et informatisés.Certains types d'informations commerciales ou financières, tels que les factures des fournisseurs, les feuilles de temps de paie et les accords contractuels, peuvent devoir être examinés par un comptable.L'utilisation d'un système hybride peut fournir un meilleur processus d'examen, car les employés comptables peuvent remettre en question les informations financières et demander des commentaires avant de saisir des informations dans le système comptable.Le processus d'examen manuel peut également être requis par les contrôles internes de l'entreprise.Ces contrôles internes garantissent qu'aucune information n'est saisie dans un logiciel de comptabilité de l'entreprise qui est inexact ou représente des obligations financières plus élevées que prévu précédemment.