Qu'est-ce qu'un enregistrement comptable?

Un dossier comptable est tout type de document électronique ou papier qui fournit des informations concernant la situation financière d'une personne ou d'une entité.Les enregistrements de ce type sont utilisés pour créer des enregistrements comptables plus détaillés tels que les livres, les revues et d'autres types de livres comptables.La fonction principale de ces documents est de créer un historique précis de toutes les transactions financières liées à une période donnée, y compris les revenus reçus ainsi que les décaissements effectués pour les dépenses pertinentes.Parallèlement aux transactions monétaires, ces livres de compte permettent également de déterminer le solde entre les actifs et les passifs.

Un certain nombre de documents sont inclus dans le cadre du processus de préparation et de maintien des carnets de dossiers comptables.Les factures émises par une entreprise sont l'un des documents fondamentaux qui sont notés et suivis dans les registres et les revues.Les factures permettent de suivre les revenus potentiels qui peuvent raisonnablement être anticipés par l'entreprise.En entrant dans les factures et les montants de la facture dans les livres comptables, il est beaucoup plus facile d'appliquer des chèques ou d'autres formes de paiement qui sont remises par les clients quand et à leur arrivée et sont préparés à un dépôt sur un compte bancaire.

Les factures liées aux achats effectuées par une entreprise sont également essentielles pour maintenir des carnets de dossiers comptables précis.Comme pour les factures émises par une entreprise, celles qui sont reçues doivent être connectées aux dossiers des comptes payables, ce qui facilite l'établissement d'un calendrier pour émettre le paiement de ces factures.Le chèque ou le mode de paiement utilisé pour régler le solde de ces factures est également considéré comme un enregistrement de comptabilité, et est généralement noté dans les comptes payables en conjonction avec la facture appropriée.

Toutes les transactions monétaires impliquées dans le fonctionnement de l'entreprise sont considérées comme des enregistrements comptables d'un type ou d'un autre.Les copies manuelles et électroniques sont conservées dans le dossier, ce qui facilite la vérification des entrées de journal et s'assure que tous les enregistrements sont en ordre approprié.Lorsque les principes comptables généralement acceptés sont suivis, il est beaucoup plus facile de récupérer les enregistrements appropriés des actifs, les enregistrements de passifs et tout sous-groupe de ces enregistrements qui se rapportent à toute transaction de paiement ou de créances.est souvent requis à des fins fiscales.Cela est vrai pour les individus que pour les entreprises.Le non-respect des copies des documents de support essentiels peut souvent créer des problèmes si une vérification fiscale est appelée et peut entraîner le refus de certaines déductions faute de documentation.Pour cette raison, de nombreuses personnes et entreprises utilisent des logiciels comptables pour garder toutes les entrées en ordre, tout en conservant des copies de chèques, de factures et d'autres documents de support qui soutiennent les entrées faites dans les livres comptables eux-mêmes.