Qu'est-ce qu'un remboursement des dépenses?
De nombreuses entreprises exigent que les employés voyagent.Ce voyage amène l'employé à dépenser de l'argent pour des nécessités, notamment de la nourriture, de l'hébergement et des transports.Un remboursement des dépenses est un paiement d'un employeur qui rembourse l'argent que l'employé a dépensé pour un voyage d'affaires.
La plupart des politiques de remboursement des dépenses des entreprises fixent un maximum de dépenses autorisées par jour.Ceci est considéré comme un montant équivalent, qui est l'allocation maximale pour les repas, l'hébergement et les articles de transport.Si un individu dépense plus que la limite maximale de son entreprise sur un article, il est généralement obligé de payer ces dépenses de sa propre poche sans aucune possibilité de remboursement.
La plupart des entreprises exigent qu'un individu remette des dépenses de remboursement des reçus en temps opportun en temps opportun.Ceci est nécessaire pour garantir que les processus de comptabilité et de rapport fiscaux adéquats sont suivis pour l'entreprise.En règle générale, les employés doivent renvoyer leurs dépenses de reçus en moins de trois mois.
Lorsqu'un employé renvoie ses reçus, il doit généralement déposer un rapport de dépenses qui utilise un style ou un modèle spécifique.Ce formulaire de remboursement des dépenses est une feuille de calcul spéciale qui détaille comment les dépenses ont été engagées lors d'un voyage particulier.La plupart des formulaires comprennent une zone pour les types de dépenses, les dates et les montants.Cela fournit des détails comptables adéquats pour définir pourquoi un employé a dépensé de l'argent pour son voyage d'affaires.
Un employé doit demander un remboursement de dépenses avant qu'il ne soit remboursé l'argent qu'il a dépensé.Il s'agit d'un processus manuel qui nécessite des documents et des reçus appropriés.Si l'employé néglige de terminer son rapport de dépenses, il peut ne jamais recevoir l'argent qui lui est dû.
La plupart des règles fiscales obligent un employé à fournir des reçus pour les dépenses sur un seuil spécifique.Cela permet de garantir que l'employé est honnête sur les dépenses dépensées lors d'un voyage.La plupart des entreprises nécessitent des frais de plus de 25 $ US (USD) pour inclure un reçu de papier.
La plupart des entreprises limitent également le montant que leurs employés peuvent dépenser pour les dépenses de voyage.En règle générale, une entreprise ne permettra pas aux employés de déposer des dépenses de remboursement des réclamations pour les tarifs de première classe, mais les obligent à piloter un entraîneur ou une classe affaires.Cela garantit que l'employé achète le transport le moins cher disponible.
De nombreuses entreprises exigent qu'un employé obtienne une pré-autorisation pour les dépenses avant de pouvoir voyager.Ce formulaire d'autorisation de voyage est une estimation des dépenses attendues pour un voyage d'affaires spécifique.Ce processus oblige un employé à gérer les dépenses en fonction d'une estimation prédéterminée.Dépasser ce montant d'autorisation pourrait entraîner des éléments remboursés non rémunérés.