Qu'est-ce que la facturation automatisée?
La facturation automatisée est une action dans laquelle la facturation des biens et services se produit sans avoir besoin de préparer la facture à la main.De nombreux systèmes de facturation de ce type permettent de générer et d'envoyer des copies électroniques des factures aux clients.L'utilisation de ce type de logiciel de facturation permet de gérer le processus de facturation avec une plus grande efficacité, ce qui permet d'économiser l'entreprise à la fois du temps et de l'argent.
Il existe plusieurs fonctionnalités communes aux logiciels de facturation automatisés.Dans la plupart des cas, le logiciel est conçu pour permettre la création de profils de clients qui contiennent toutes les données nécessaires pour préparer avec précision la facture.Ces données incluront le nom du client, l'adresse de facturation, le contact de facturation et une adresse e-mail si la facture doit être envoyée électroniquement.Dans la plupart des cas, le programme de facturation automatisé collectera des données auprès d'autres sources qui ont à voir avec l'utilisation du client ou permettre l'entrée manuelle des commandes une fois qu'elles sont remplies.Les processus du système de facturation appliquent ensuite les taux appropriés pour chaque commande et créent une facture.
Selon la façon dont le système de facturation automatisé est configuré, la facture peut être imprimée, ainsi qu'une enveloppe compagnon, immédiatement après la génération de factures.Cependant, il est possible de configurer le logiciel afin que les factures soient automatiquement imprimées à un moment précis de la journée.Il existe même quelques exemples de logiciels qui inciteront les machines à plier la facture, à l'insérer dans une enveloppe pré-traitée et à sceller l'enveloppe.Lorsque le courrier électronique est utilisé comme support de livraison, le système peut accélérer la livraison immédiatement après la génération de la facture ou gérer le processus de messagerie à un moment précis de la journée, une approche qui permet aux propriétaires d'entreprise de sonder les factures avant d'être envoyées.
Les systèmes de facturation électronique de ce type incluent parfois la possibilité de recevoir et d'appliquer des paiements à des factures en cours.Par exemple, les factures par e-mail peuvent contenir un lien intégré qui permet au client de verser immédiatement le paiement après avoir reçu et examiné la facture.Plutôt que d'obliger une personne à recevoir le paiement et à les saisir manuellement dans la base de données des comptes débiteurs, le logiciel reconnaît le paiement, l'applique au numéro de facture approprié et déduit ce montant du solde du compte client.
La facturation automatisée fonctionne très bien avec des situations où un client a une commande permanente, ou il y a un paiement récurrent qui doit être demandé sur une base hebdomadaire ou mensuelle.Avec cette application, le système peut être configuré pour générer automatiquement des factures debout ou récurrentes aux clients appropriés, éliminant ainsi le besoin d'un ou plusieurs employés de passer des heures sur cette tâche répétitive.Le résultat final est que le personnel peut être utilisé pour différentes fonctions, permettant à la journée de travail d'être plus productive et donc rentable.
L'utilisation de la facturation automatisée est courante aujourd'hui avec des entreprises de toutes tailles.Les types d'entreprises allant des télécommunications aux magasins de détail en ligne bénéficient de l'utilisation de ces types de logiciels.En économisant le temps et les ressources de l'entreprise, les entreprises sont en mesure de maintenir les dépenses plus bas et de rester plus compétitives.