Quels sont les meilleurs conseils pour l'archivage des e-mails?

e-mail ou e-mail, abréviation de e-mail électronique , est le nom des messages texte envoyés sur Internet et récupérés par l'utilisateur en ligne ou téléchargés via un client de messageles messages.Archiving fait référence à un plan de stockage par lequel les éléments sont organisés de manière logique et accessible.Il peut également se référer à la fabrication d'une copie de sauvegarde du matériel.L'archivage des e-mails fait référence à un système de classement méthodique pour le courrier électronique qui le supprime du serveur et le sauvegarde en toute sécurité.

La meilleure chose à faire en premier en ce qui concerne l'archivage des e-mails est de considérer vos options.Décidez s'il suffit de faire archiver vos e-mails dans le cloud, ou si vous en avez besoin archivé sur votre machine ou en copie papier.Peut-être que certains matériaux doivent être imprimés, tandis que d'autres matériaux peuvent rester sous une forme électronique.Si les e-mails doivent être archivés sur votre machine, décidez si vous ferez une sauvegarde sur un disque dur externe et aussi si quelque chose doit être enregistré sous un formulaire autre que le format de fichier de votre client de messagerie, par exemple, enregistré en PDFFormat de fichier.

Généralement, la deuxième étape de la création d'un système d'archivage de messagerie consiste à créer une hiérarchie de dossiers de stockage au sein de votre client de messagerie.Ce faisant, vous pouvez séparer les e-mails personnels de l'e-mail d'entreprise et vous assurer que les dossiers dont vous aurez besoin pour accéder plus fréquemment sont faciles à atteindre.Gardez à l'esprit que les dossiers peuvent être réorganisés et renommés, donc une fois qu'un projet qui était la priorité est terminée, vous voudrez peut-être avoir un moyen de l'archiver dans le système de dossier, comme le mettre dans un dossier appelé «Projets terminés» avecl'année.Considérez si la création de filtres pour trier le courrier entrant directement dans les dossiers vous servira bien: certaines personnes jurent par cette fonctionnalité;D'autres ne l'utilisent jamais.

L'un des meilleurs conseils pour l'archivage des e-mails est de supprimer les e-mails indésirables immédiatement après réception ou de le voir dans votre boîte de réception.Cela peut vous faire gagner du temps car vous n'aurez plus jamais à le revoir et à empêcher le matériel inutile d'atteindre les archives, où seul le matériel de valeur devrait être stocké.Alternativement, si cela vous convient mieux, vous pouvez effectuer une suppression de masse avant l'archivage.Vous pourrez peut-être définir votre client de messagerie lorsque le courrier doit être supprimé du serveur, mais périodiquement, c'est une bonne idée de visiter votre site Web de FAI, de voir ce qui se trouve réellement sur le serveur et d'effacer, au besoin.Si vous avez suffisamment d'espace serveur vide, vous pouvez choisir d'y laisser des e-mails importants en tant qu'archive supplémentaire.

Dans les situations commerciales, conformes aux réglementations, à la sécurité et à l'efficacité sont des éléments clés de la prise de décision d'archivage par e-mail.L'archivage des e-mails d'entreprise peut être géré par des applications logicielles faites à cette fin et avec des fonctionnalités faites pour résoudre les problèmes spécifiques aux entreprises.Il s'agit notamment de la possibilité de gérer la piste papier virtuelle et de supprimer des messages qui ne sont plus nécessaires.