Qu'est-ce qu'une copie douce?

Une copie douce est une copie électronique d'un document.Il contraste avec une copie papier, un document imprimé sur papier ou un autre support.Les copies souples sont faciles à transférer, à distribuer, à partager et à manipuler mdash;Tous les inconvénients ou avantages potentiels, selon le document impliqué.Ils peuvent également être utilisés pour générer des copies papier, en imprimant une copie du document.De nombreux bureaux sans papier ou à faible déchet comptent fortement sur des copies douces pour communiquer et partager des informations.

Les copies souples peuvent généralement être ouvertes dans une variété de programmes de traitement de texte.Pour plus de sécurité, un document peut être enregistré dans un format de lecture uniquement.Cela permettra aux gens de le voir, mais pas de changer la copie douce.Dans les cas où les gens sont préoccupés par le changement ou la manipulation des données par des personnes qui ont accès au fichier, cela peut être utile.Certains programmes conservent également des journaux de modification, permettant aux gens de suivre les modifications apportées au document, en les respectant si vous le souhaitez pour restaurer le document à un point précédent.

Les personnes à copies douces peuvent les envoyer par e-mail, les transférer sur un réseau ou mettreeux sur un disque ou un disque dur portable à partager.Cette variété de techniques de distribution peut être utile et peut permettre aux bureaux d'éliminer les dépenses telles que les télécopies et les courriers.Les copies souples n'ont généralement pas la même position légale que les copies papier en raison du potentiel d'altération, mais elles peuvent être utilisées pour la plupart des activités dans un bureau, y compris des choses comme l'envoi de projets de copie douce d'un contrat pour l'édition et l'approbation, avec les personnes qui examinent attentivement la copie papier avant de signer pour s'assurer qu'elle contient les modifications qu'ils souhaitent.

Des copies souples peuvent également être utilisées pour des choses comme des présentations, avec des personnes distribuant le document électroniquement afin que tout le monde ait une copie, soit l'affichage surun écran lors d'une présentation ou d'un événement.La capacité de faire des modifications à la dernière minute peut être utile pour les personnes qui souhaitent du temps pour perfectionner leurs présentations et qui peuvent avoir besoin d'apporter des modifications de dernière minute pour s'adapter aux informations changeantes et à d'autres problèmes.Les enseignants stockent souvent des matériaux en classe sous forme de copie douce afin qu'ils puissent facilement les changer et les réutiliser pour les leçons.

Pour les bureaux où l'espace est une considération majeure, aller entièrement ou surtout électronique peut conférer des avantages importants.Les gens peuvent revoir les matériaux en copie douce et éviter la génération de grands volumes de papier qui nécessiteront un stockage.Si la sécurité est une préoccupation, des mesures de sécurité électroniques peuvent être établies pour fournir autant de protection que possible aux copies molles.Cela peut inclure des outils tels que des sauvegardes à distance pour enregistrer des copies en cas d'incendie, de virus et d'autres problèmes.