Qu'est-ce que le logiciel d'imagerie de documents?

Le logiciel d'imagerie de documents est une application utilisée dans la gestion des documents pour convertir des documents papier au format numérique.Les scanners sont utilisés pour saisir des informations sur le document, puis le logiciel d'imagerie de documents nomme généralement et enregistre les documents, utilise la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour les rendre consultables et modifiables, et les dépose.Le logiciel d'imagerie de documents peut être intégré aux périphériques multifonctionnelles (MFP) afin que le logiciel puisse gérer les documents car ils sont numérisés.

Souvent, le logiciel d'imagerie de documents comprend des fonctionnalités intégrées pour rationaliser et contrôler l'édition des documents stockés.Certaines applications incluent la possibilité de consulter un document pour s'assurer qu'un seul utilisateur peut modifier un document à la fois.Le logiciel peut également faciliter les processus d'approbation afin que les modifications ne soient pas appliquées aux documents tant que les administrateurs spécifiés les approuvent.

Le logiciel est généralement livré avec sa propre interface utilisateur graphique pour stocker et localiser des fichiers.Les interfaces peuvent inclure des capacités de glisser-déposer et d'intégrer parfois des moteurs de recherche similaires à ceux utilisés pour rechercher sur Internet afin que les utilisateurs puissent localiser rapidement et facilement les fichiers.Les documents stockés dans le logiciel peuvent être imprimés, envoyés par e-mail et télécoplés numériquement.Certains logiciels permettent aux utilisateurs d'annoter des documents à l'aide des fonctionnalités de commentaire intégrées.

Le logiciel d'imagerie de documents comprend souvent la capacité d'intégrer des documents à d'autres programmes.Les documents peuvent être enregistrés au format de document portable (PDF) et Microsoft Les formats compatibles au bureau et les images peuvent être exportés dans des formats comme JPEG et TIFF.Les données peuvent également être copiées et collées dans des documents de traitement de texte et des feuilles de calcul.

De nombreuses entreprises utilisent un logiciel d'imagerie de documents pour ses fonctionnalités de sécurité.Les utilisateurs peuvent être autorisés ou refusés l'accès à certains fichiers en fonction du niveau de privilège des utilisateurs, et les fichiers peuvent être verrouillés pour l'édition, ou les modifications peuvent nécessiter l'approbation avant d'être appliquée aux documents.En plus de fournir la sécurité en contrôlant l'accès et en modifiant les documents, le logiciel d'imagerie de documents offre une sécurité commerciale car les fichiers numériques, contrairement aux documents papier, peuvent être facilement et régulièrement sauvegardés.Cela permet aux entreprises de protéger des documents en cas d'événements catastrophiques comme le feu ou les inondations.

Le logiciel d'imagerie numérique présente également plusieurs autres avantages.En plus d'assurer une sécurité accrue, les fichiers numériques économisent un espace de stockage.Les fichiers informatiques sont plus facilement accessibles et plus faciles à partager que les documents papier, en particulier pour les grands groupes de travail dispersés.Les logiciels qui incluent les capacités de dépôt automatiques peuvent également économiser les coûts administratifs.Étant donné que la plupart des documents sont finalement utilisés électroniquement, les déposer et les stocker au format électronique fournit une continuité, consolide les flux de travail et fait gagner du temps.