Comment écrire une feuille de couverture de télécopieur?

Un fax est le mot d'argot raccourci pour le fac-similé.Il s'agit d'un document transmis par un télécopieur sur les lignes téléphoniques.En raison de la nature de compression des données du format de fax, la feuille de couverture de télécopie doit être textuelle, clairement et succinctement écrite et inclure les informations importantes les plus élémentaires sur le fax.Vous pouvez utiliser un programme de traitement de texte sur un ordinateur pour créer une feuille de couverture de fax personnalisée ou profiter des nombreux modèles disponibles sur Internet.

Un fax est scanné via votre télécopieur et transmis à votre télécopieur correspondants.Par exemple, vous pouvez envoyer un fax à une grande entreprise, où un certain nombre d'employés partagent probablement le même télécopieur au bureau.La feuille de couverture de télécopie est extrêmement importante, par conséquent, en détaillant qui devrait recevoir le fax et résumer le contenu du fax.Cela garantit que le fax est distribué à la partie appropriée à l'extrémité de réception.

Tout le monde peut grignoter une note manuscrite sur une feuille de papier et l'envoyer sous forme de feuille de télécopie.Une feuille de couverture de télécopieur d'aspect professionnel, cependant, utilise une machine à écrire ou le traitement de texte des ordinateurs pour taper une feuille de couverture soignée et organisée.Les informations doivent être courtes et précises avec peu ou pas d'images ou de graphiques étrangers qui retardent le temps de transmission.Le haut de la lettre de motivation sous des informations généralement indique les informations des expéditeurs, telles que le nom, l'adresse, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et le numéro de fax.Ces données ressemblent à l'adresse de retour sur une enveloppe, empilée avec le nom des expéditeurs sur la première ligne, l'adresse des deuxième et troisième lignes, etc.

Ci-dessous des informations à partir des données affichant les informations des destinataires de fax, généralement répertoriés à ou en tant que destinataire.Semblable aux informations à partir des informations, les informations du destinataire doivent inclure le nom complet du nom, l'adresse, l'adresse e-mail, les numéros de téléphone et de fax ainsi que toutes les autres coordonnées pertinentes.Il est important d'inclure le nom complet des destinataires et, si possible, d'autres informations d'identification, telles que le département de bureau ou la prolongation.Cela évite la confusion à la fin des destinataires si la société a, par exemple, trois John Browns travaillant dans le même bureau.L'inclusion du département de bureau et d'autres informations d'identification aide le bureau à déterminer plus précisément le destinataire et aide à garantir que votre fax est reçu par la personne correcte sans retard.

Enfin, la lettre d'accompagnement de fax doit contenir un très bref résumé des détails pertinents inclus dans le corps du fax.Si le fax contient des informations sur une ordonnance électronique des pièces de service pour une tondeuse à gazon, la lettre de motivation de la fax devrait indiquer concise que aux fins du fax et des informations générales.La plupart des feuilles de télécopie et des modèles permettent un espace pour ces informations, sous les détails ou le message.Les informations dans cette section sont généralement limitées à une ou deux phrases et doivent être aussi succinctes que possible.

Une fois la feuille de télécopieuse tapée, imprimez la feuille sur l'imprimante de l'ordinateur.Les feuilles de télécopie sont ensuite corrélées avec la feuille de couverture de télécopie sur le dessus.Lorsqu'il est temps d'envoyer un fax, envoyez d'abord la lettre de motivation de fax et les feuilles de télécopie détaillées dans l'ordre après la feuille de couverture.