Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents?
Un système de gestion de documents est un programme utilisé pour stocker et contrôler les documents qu'une entreprise utilise.Avant l'avènement des ordinateurs, un système de gestion de documents était simplement un processus de dépôt de documents de copie papier, tels que les bons de commande, les modifications d'ingénierie et les schémas, dans un ordre systématique pour faciliter la récupération.Également connu sous le nom de DMS, le type de système de gestion des documents le plus courant est également électronique.
Un système électronique de gestion des documents est un programme informatique qui index et stocke les enregistrements de l'entreprise.Cela permet aux informations de passer électroniquement à d'autres géographies sans avoir à imprimer, envoyer par courrier ou fax.Semblable aux systèmes de gestion de contenu qui sont le plus souvent utilisés pour stocker des procédures ou des manuels de travail, un système de gestion de documents stocke les informations via des images électroniques afin que les documents électroniques soient accessibles simultanément par de nombreux employés.
Pour les documents qui ne sont pas initialement sous forme électronique, le logiciel de balayage d'imagerie de documents est utilisé pour convertir la copie papier en images électroniques.Les images électroniques sont ensuite stockées sur un ordinateur jusqu'à ce qu'elles soient nécessaires.Les autres utilisations d'un système de gestion de documents sont la sécurité et la conformité.
Les fonctionnalités de sécurité incluent la protection par mot de passe, l'accès en lecture seule et la reprise après sinistre.La protection par mot de passe est utilisée pour empêcher les utilisateurs non autorisés de visualiser des fichiers confidentiels.La plupart des systèmes de gestion de documents permettent aux utilisateurs d'être configurés par profil et de ne pouvoir afficher que des fichiers liés à leur profil.Par exemple, un utilisateur mis en place sous un profil d'acheteur serait en mesure d'afficher des images de bons de commande ou d'accords de prix une fois qu'il a entré son mot de passe, mais ne pourrait pas afficher des images de documentation d'ingénierie telles que les dessins mécaniques.
La fonction de sécurité d'accès en lecture seule permet aux utilisateurs d'afficher des documents mais empêche toute modification.Ce type d'accès est utile pour les employés qui peuvent avoir besoin de rechercher des données pour les projets mais qui n'ont pas le pouvoir d'apporter des modifications.La reprise après sinistre est une autre caractéristique de sécurité importante mais, espérons-le, n'a jamais eu besoin de systèmes de gestion de documents.Les fichiers de sauvegarde ou les ordinateurs hors site sont généralement utilisés de sorte que dans le cas des incendies, des inondations ou d'autres types de catastrophes naturelles, tous les enregistrements de l'entreprise sont sûrs.
La conformité est un autre aspect de la plupart des systèmes de gestion de documents.Pour les entreprises appartenant à des États-Unis, la Sarbanes-Oxley Act ou les SOX, comme on l'appelle souvent, nécessite une conformité pour enregistrer les réglementations de rétention.Sox définit les types d'enregistrements à conserver et pendant combien de temps.Les entreprises sont vérifiées pour la conformité et les pénalités pour ne pas avoir conservé des dossiers précis et pertinents comprennent des amendes et une éventuelle emprisonnement.En utilisant un système de gestion de documents, les entreprises ont des enregistrements dans un lieu sûr et facile d'accès.