Qu'est-ce qu'une console préposée?

Une console préposée est une interface utilisée par une réceptionniste ou un employé pour acheminer les appels entrants.De nombreux systèmes téléphoniques utilisent l'automatisation pour cette fonction avec un agent automatique, mais certaines entreprises préfèrent avoir un humain en direct comme premier point de contact pour les clients potentiels.D'autres peuvent être trop petits pour payer un système automatisé et avoir besoin de leur personnel de secrétariat pour pouvoir gérer les appels entrants.La taille et la complexité d'une console qui en découle peuvent varier.

Lorsqu'un appel arrive à un échange central comme un bureau de réceptionnistes, la réceptionniste peut répondre et déterminer la nature de l'appel pour savoir où elle doit aller.Certains réceptionnistes peuvent gérer rapidement les questions de base pour effacer les appels, ce qui peut réduire la charge d'appel pour un autre personnel.Si la personne qui répond à l'appel ne peut pas le gérer, il est nécessaire de se tourner vers la console qui en découle pour le transférer de manière appropriée.

La console qui en découle indique à la réceptionniste qui est disponible.Si quelqu'un est libre, la réceptionniste peut transférer l'appel, ou peut bourdonner le bureau des personnes pour confirmer qu'il est acceptable de passer l'appel.Les réceptionnistes peuvent également transférer des appels à la messagerie vocale, soit sur demande, soit parce que quelqu'un est occupé.Une autre option consiste à stationner, où la réceptionniste place l'appelant en attente pour attendre une ligne pour effacer.Les consoles des préposés peuvent également permettre de réparer les appels à trois voies, les conférences téléphoniques, etc.Certains changements manuels requis, tandis que d'autres ont permis à un technicien de programmer le système pour acheminer les appels de manière appropriée.Les consoles modernes des préposés prennent souvent la forme de logiciels informatiques que la réceptionniste peut utiliser pour contrôler les lignes téléphoniques.Le logiciel peut également prendre le relais pour l'automatisation lorsqu'une réceptionniste n'est pas disponible ou que l'entreprise est fermée.

Le routage rapide et approprié des appels téléphoniques peut être important pour le service client.Les personnes qui appellent une entreprise peuvent s'attendre à répondre à une personne et transmise par un système par des opérateurs en direct.La console préposée crée un mécanisme pour gérer les appels aussi rapidement et efficacement que possible.Il peut également être utile pour une réceptionniste qui doit garder un œil sur qui est au bureau et ce qu'il fait, car un système informatique peut permettre aux travailleurs de définir un statut comme «à déjeuner» ou «lors d'une réunion» que laLa réceptionniste peut utiliser pour déterminer si et quand, les gens sont disponibles.