Qu'est-ce que l'imagerie de documents?
L'imagerie de documents est un élément essentiel de faire des affaires aujourd'hui.En tant que moyen de créer des copies électroniques des articles importants, des diagrammes et des images, l'imagerie de documents aide à garantir que les documents commerciaux peuvent être enregistrés et archivés en toute sécurité.Voici les bases impliquées dans l'imagerie de documents, y compris le stockage et la distribution des images enregistrées.
L'imagerie document de document est très simple.Tout ce qui est vraiment requis, c'est un scanner de qualité, un câble USB pour connecter le scanner à un ordinateur, puis un logiciel de numérisation qui permetra à l'image enregistrée d'être nommée et stockée.Alors que les scanners de documents étaient autrefois des unités de bonne qualité, des unités de bonne qualité sont disponibles aujourd'hui à des prix très raisonnables.Cela rend l'imagerie de documents possible pour les deux entreprises et à la maison.
Une fois le logiciel chargé sur le disque dur et que le scanner est reconnu par le système, placez simple le document face vers le bas sur l'écran du scanner et appuyez sur la touche Démarrer pour initier le scan.En travaillant d'une manière similaire à une machine à copier, le scanner créera une image du document, fonctionnant d'un bout à l'autre.Une fois la page terminée, il sera possible d'utiliser le logiciel pour nommer le document numérisé, puis le stocker sur le disque dur de l'ordinateur.Alternativement, le document numérisé peut être chargé sur un CDR ou téléchargé sur un serveur pour le stockage et la récupération.
Les avantages de la numérisation des documents sont nombreux.L'un, créant une copie électronique de documents précieux garantit que même dans le cas où l'original est perdu, il peut être recréé en imprimant la copie électronique.Deuxièmement, des archives précieuses des années passées peuvent être capturées et préservées, car l'imagerie de documents crée une copie qui ne s'estompera pas, ne sera pas jaune avec l'âge ou ne deviendra pas fragile au fil du temps.Enfin, l'imagerie de documents facilite la partage de copies de documents papier avec des emplacements distants.
Par exemple, si un associé des ventes est hors du pays et doit voir une copie d'un contrat client, il n'est pas nécessaire d'accumuler les dépenses liées à la fabrication d'une copie papier et à l'envoyer par un service de messagerie.Au lieu de cela, le document numérisé peut simplement être envoyé par e-mail ou placé sur un réseau auquel l'associé peut accéder.Ce qui ne prenait pas des jours maintenant ne prend que quelques minutes à accomplir avec l'imagerie de documents.
L'imagerie des documents a changé la façon dont de nombreuses entreprises stockent des documents importants, et facilitent beaucoup la récupération des données en cas de besoin.Que les documents se composent d'images, de contrats ou de schémas de construction, les images d'articles importants sont conservés et disponibles chaque fois qu'ils sont nécessaires.