Come si sviluppano le migliori linee guida per l'approvvigionamento?
Man mano che cresce un'azienda o l'organizzazione, la necessità di stabilire linee guida per gli appalti diventa più importante.L'approvvigionamento o l'acquisto è la gestione di tutte le spese per servizi e beni.Come aspetto della gestione generale aziendale, è una funzione centrale che si riferisce direttamente al contenimento dei costi, alla riduzione delle spese e all'aumento dei profitti.Sebbene la maggior parte delle persone associa gli appalti a grandi aziende e accordi multimilionari, le linee guida per gli appalti possono aiutare ogni azienda, grande e piccola.
Il campo dell'approvvigionamento è così ampio che è meglio dividerlo in processi aziendali distinti.Le categorie principali sono: gestione dei fornitori, beni e servizi contratti, termini di pagamento, soglie e segregazione dei doveri.Oltre a identificare i diversi processi aziendali, ci sono tre elementi che devono essere completati per sviluppare linee guida per gli appalti: stabilire la struttura e i ruoli organizzativi, implementare i controlli contabili e definire la responsabilità e la responsabilità dei processi di approvvigionamento all'interno dell'organizzazione.
La metodologia standardUtilizzato per sviluppare le linee guida per gli appalti è creare una cartella di file per le linee guida.All'interno di questa cartella di file, crearne uno separato per ciascuno dei principali processi aziendali.Man mano che vengono sviluppate le linee guida, crea le guide di processo per i diversi ruoli e dipartimenti coinvolti nel processo.Includi una sezione sui rapporti di supervisione e gestione, nonché un documento di flusso per la revisione del senior management.Tutte le linee guida dovrebbero essere riviste e discusse con le aree colpite e presentate al senior management per la revisione.Dopo l'accettazione, la formazione per tutti gli utenti è tenuta ad implementare le linee guida.
Il primo elemento da rivedere sono i ruoli e le responsabilità dei diversi giocatori nel processo di approvvigionamento.Identifica chi, cosa, dove e perché per ogni transazione e determina il punto o l'attività di iniziazione.Ad esempio, quando un dipartimento richiede forniture per ufficio, chi è responsabile di questo processo?Come decidono quale fornitore contattare?Qual è l'importo massimo che possono spendere e chi sta approvando questo acquisto?Queste domande sono tutte fondamentali per lo sviluppo di linee guida per gli appalti.
La contabilità fornisce una struttura standard per il monitoraggio e la gestione della spesa.L'uso di richieste di acquisto, ordini di acquisto, quotazioni, contratti e altri strumenti di approvvigionamento influiscono tutti sulle funzioni contabili.I controlli contabili tipici si concentrano sulla riduzione del rischio di frode, nell'ottenimento del miglior valore per il dollaro, nella ricezione di prezzi e termini negoziati e autorizzazioni di approvazione.Questi elementi possono essere gestiti in un sistema computerizzato, ma devono prima essere definiti nelle linee guida sui processi aziendali.
La responsabilità e la responsabilità sono un grande driver degli appalti.La maggior parte delle organizzazioni si concentra sul valore in dollari dell'ordine di acquisto o del contratto, ma può trascurare il totale speso su una merce particolare.Determinare la posizione appropriata per essere responsabile della negoziazione con il fornitore e l'elaborazione degli ordini di acquisto è un passo importante nelle linee guida per gli appalti.