Come scrivo una lettera di proposta?

In molti aspetti, scrivere una lettera di proposta è come qualsiasi altro tipo di scrittura commerciale.La scrittura chiara, succinta e accurata è importante per qualsiasi documento aziendale.Le proposte aziendali, tuttavia, richiedono componenti specifici, come la lettera di accompagnamento della proposta.La lettera di proposta, molto simile a una lettera di presentazione del curriculum, funge da educata introduzione a una determinata proposta.L'uso della voce attiva, seguendo l'etichetta di scrittura aziendale accettata e mostrare apprezzamento per i lettori a tempo limitato è fondamentale per una risposta di successo.

Spesso, quando le grandi organizzazioni pubblicano richieste per più progetti, la lettera di accompagnamento della proposta serve a informare il lettore in cui risponde la richiesta di proposta (RFP).Se non esiste un rapporto esistente tra professionisti o aziende, una lettera di proposta funge sia da introduzione che da un'opportunità per fare una buona prima impressione.Quando esiste già una relazione, la lettera di accompagnamento può servire come un'opportunità per completare, esprimere apprezzamento o estendere la buona volontà tra le due parti.

Se esiste una relazione tra le parti o meno, ogni lettera di proposta dovrebbe seguire un'etichetta di scrittura aziendale adeguata.Ad esempio, il documento deve essere formattato con titoli adeguati, margini ordinati e carattere o carattere standard.È previsto rivolgersi alla lettera al contatto corretto e utilizzare un saluto professionale accettabile per la cultura dei clienti.Informazioni di contatto errate o un saluto troppo informale può fare la differenza se una lettera di proposta viene letta o scartata.

A parte l'etichetta adeguata, è importante anche il tono di una lettera di proposta.Gli approcci formali ma personalizzati funzionano in genere meglio nelle culture occidentali, con alcune relazioni commerciali che consentono un tono informale.Le culture orientali in genere, sebbene non sempre, preferiscono un approccio formale e professionale.Se ci fossero dubbi sul tono adeguato, un approccio formale e professionale è il migliore.

Mentre nessuna lettera di proposta garantirà l'accettazione, usando la voce attiva e la scrittura concisa migliora le probabilità.Non usare due o tre parole, quando uno sarà sufficiente.Le frasi brevi e semplici sono migliori dei paragrafi lunghi e complessi.La voce attiva descrive chiarezza e fiducia, quindi evita di "essere" verbi nella tua scrittura.Evita frasi come "se vuoi" o "potresti preferire".Opt invece per i verbi di azione forte e le chiamate dirette all'azione.

Contenuti specifici per una lettera di proposta varieranno per ciascun progetto e relazioni commerciali.Un errore comune che i professionisti commettono per iscritto la lettera della proposta di copertura è di rehash o sintetizzare le informazioni contenute nei documenti di accompagnamento.Tieni presente che la maggior parte dei professionisti degli affari è limitata in tempo.Rispetta il tempo dei tuoi lettori e non semplicemente riaffermare il contenuto della proposta.Invece, scrivi la tua lettera pensando a un'introduzione faccia a faccia: cosa diresti o come ti presenteresti di persona prima di consegnare un documento di proposta?