Analogamente ad altre comunicazioni aziendali, una lettera di rifiuto del lavoro deve essere scritta in tono professionale. La prima cosa da fare è ringraziare il candidato per il suo tempo e la sua attenzione durante il processo di intervista. Il rifiuto è di solito difficile da affrontare per le persone, quindi sii il più gentile possibile ed evita le critiche. Non vi è generalmente alcun vantaggio nell'indicare i difetti o le carenze di un richiedente. Siate onesti, tuttavia, e non date false speranze in una posizione futura all'interno dell'azienda, a meno che non crediate che tale opportunità possa esistere in un secondo momento.
Dovresti inviare una lettera di rifiuto del lavoro non appena sai che il candidato non è più un candidato. Ritardare l'inevitabile incoraggerà solo le telefonate di follow-up della persona, che potrebbe essere ansiosa di conoscere lo stato del proprio destino all'interno della propria organizzazione. Attendere troppo a lungo per inviare l'avviso può portare alla frustrazione e quindi possono sorgere o intensificare emozioni negative.
La personalizzazione del contenuto di una lettera di rifiuto dell'impiego di solito porta al rispetto da parte del richiedente dell'attenzione e del tempo che dedichi a rivolgersi a lui o lei per nome. Evitare di inviare lettere di modulo. Includere un complimento, sia che tu menziona l'entusiasmo della persona, l'atteggiamento eccezionale, o altra qualità che ammiri, può aiutare a togliere un po 'di fastidio dall'essere negato un lavoro.
È importante ricordare di non includere commenti o critiche sfavorevoli, poiché potrebbero generare illeciti sentimenti negativi nei tuoi confronti e nella tua azienda. Al contrario, augura buona fortuna al candidato con i suoi sforzi futuri. Se desideri indicare una ragione dietro la tua decisione di non assumere un individuo, è una buona idea generalizzare, mantenendo il tono positivo. Completa la tua lettera con una chiusura professionale e firmala in fondo. Il contenuto della tua corrispondenza deve essere scritto a macchina, ma la firma deve essere scritta a mano da te - e non un timbro di firma o altro testo stampato.
L'invio di corrispondenza tramite posta tradizionale è spesso il modo migliore per consegnare una lettera di rifiuto del lavoro. Se si sceglie di inviare un'e-mail, è più probabile che si ottenga una risposta o una richiesta di riconsiderazione. A causa della natura istantanea dell'e-mail e della facilità di risposta, è anche più probabile che tu ritardi la chiusura del richiedente. A volte, l'invio di e-mail può portare a comunicazioni continue o scomode tra un responsabile delle assunzioni e un candidato rifiutato.
