Quali sono le capacità amministrative?

Per tenere il passo con un luogo di lavoro in continua evoluzione, ai professionisti amministrativi viene data una vasta gamma di responsabilità.Questi professionisti dell'ufficio possono specializzarsi in numerosi settori, dalle professioni legali, mediche ed educative al governo o ai campi tecnologici.Le competenze amministrative varieranno tra i diversi settori e le diverse sedi geografiche.

Sebbene non sia sempre richiesto, molti professionisti amministrativi sono certificati o conseguiti in affari, amministrazione, tecnologia dei sistemi di uffici o programmi correlati.Tutte queste posizioni richiederanno generalmente almeno un diploma di scuola superiore all'ingresso.Inoltre, è spesso utile avere esperienza o istruzione in un determinato campo.Ad esempio, coloro che lavorano in un contesto legale potrebbero trovare utile avere capacità amministrative relative agli studi paralegali.

I professionisti dell'ufficio nelle industrie tecnologiche potrebbero trovare utile possedere ulteriori competenze matematiche, scientifiche o informatiche.La maggior parte dei lavori governativi richiederà generalmente il completamento di un esame di servizio civile.La formazione continua, i seminari e le organizzazioni professionali sono altri modi eccellenti per acquisire ulteriori conoscenze e capacità amministrative.

Sebbene i loro doveri possano variare da campo a campo e luogo all'altro, la maggior parte dei professionisti dell'ufficio condividerà comunque una serie simile di abilità.Uno di questi include avere forti capacità organizzative.I professionisti amministrativi devono avere la capacità di multitasking e utilizzare le capacità di gestione del tempo.È noto che i lavoratori amministrativi si destreggiano numerosi compiti e clienti oltre a rispettare le scadenze.Questi professionisti non devono solo fornire procedure di ufficio generale, ma anche supportare il personale;eseguire la programmazione;gestire gli acquisti;addestrare gli altri;e interagire con clienti, venditori e il pubblico generale.

Inoltre, le capacità amministrative degli impiegati devono includere una comunicazione eccezionale, sia scritta che orale.Non solo sono responsabili della gestione rapida ed efficiente di tutte le chiamate, ma devono anche controllare regolarmente i messaggi vocali e e -mail, inoltrandoli alle parti appropriate.Le capacità di scrittura, ricerca e grammatica forti sono importanti anche per la corretta gestione della corrispondenza scritta dentro e fuori l'ufficio.I professionisti amministrativi sono essenzialmente l'ancora di salvezza dell'ufficio.

Avere conoscenza delle linee guida di base dell'etichetta aziendale e della pratica della discrezione con contenuti e materiali sensibili sono ulteriori capacità amministrative necessarie in un ambiente.Un altro aspetto vitale del lavoro include abilità tecnologiche.I professionisti dell'ufficio devono avere forti capacità di computer e tastiera.Devono anche rimanere informati dei cambiamenti tecnologici in vari sistemi software come l'elaborazione testi, i fogli di calcolo e i database e mantenere adeguate competenze Internet.Anche la gestione dei record è essenziale.

La manutenzione dei record include procedure di archiviazione che comportano sia il deposito elettronico che la mano.Nel mezzo di tutto ciò, i lavoratori amministrativi sono spesso tenuti a mantenere scartoffie e forniture, nonché a distribuire posta e pacchetti.Inoltre, le attrezzature all'interno dell'ufficio, come macchine per fax, fotocopiatrici e stampanti, devono essere controllate e mantenute durante il giorno.Le capacità amministrative richiedono istruzione e formazione per tutta la vita per stare al passo con le mutevoli tecnologie e le esigenze in tutto il mondo.