Cosa sono i verbali delle riunioni?

I verbali della riunione sono un conto di una riunione ufficiale, di solito di un consiglio di amministrazione per una società o un'entità governativa.Tuttavia, molti gruppi di volontari tengono anche i minuti di riunioni per prendere un resoconto storico di tutti i registri, le decisioni e le fatture approvate.I minuti vengono normalmente presi da un individuo e quindi approvati alla prossima riunione del consiglio, una volta che tutti i membri del consiglio hanno avuto l'opportunità di rivedere e apportare correzioni.

La maggior parte del tempo, i minuti della riunione sono un resoconto molto tecnico e fattuale di ciò che ha presoposto durante l'incontro.L'approvazione dei verbali è di solito fatta con una discussione molto poca o no.Tuttavia, in alcuni casi, come se esiste un problema molto controverso o un errore, può esserci una notevole discussione.Di solito, la stragrande maggioranza dei membri concorda su ciò che i verbali dovrebbero dire.Non diventano parte ufficiale del record fino a quando non sono approvati dal Consiglio.

Il formato per i verbali delle riunioni può variare da un'organizzazione a organizzazione, ma di solito sono molto semplici.Inizia elencando la riunione del corpo, fornisce la data e l'ora della riunione, i membri presenti e offrono una breve revisione di ciascun articolo dell'agenda e una registrazione del voto, se presente, per ogni articolo.Noterà anche il tempo di aggiornamento e di solito elenca la data e l'ora del prossimo incontro.

I verbali della riunione sono presi da una persona designata come segretaria.A seconda della situazione, questo può o meno essere membro del consiglio.Se non un membro del consiglio di amministrazione, l'intero lavoro del segretario sarà quello di eliminare le note.Se si tratta di un membro del consiglio, il lavoro è in qualche modo più difficile perché ci si può aspettare che partecipi alla discussione e ai voti oltre a prendere appunti.In generale, per un organo governativo o una società il segretario non sarà membro del consiglio.Per le organizzazioni di volontariato, il segretario di solito è nel consiglio di amministrazione e considera un ufficiale del consiglio.

I minuti possono differire rispetto ad altri conti di una riunione, come quelli che si trovano in un giornale, in quel minuto sono di natura molto cronologica.Ogni elemento nei verbali è riportato nella sequenza che è accaduto.Se un incontro è coperto da un giornale, il giornalista inizierà generalmente a scrivere sul problema che è più degno di nota.Altre questioni possono o meno essere coperte, a seconda della loro importanza relativa.Va notato che ogni tipo di account, il verbale della riunione e l'articolo del giornale, è corretto per il suo stile particolare.