Cosa sono le procedure di approvvigionamento?

Ogni organizzazione che acquista beni o servizi ha procedure di approvvigionamento standard , i metodi che usano per acquisire tali cose.Queste procedure coprono tutti gli aspetti del ciclo degli appalti, compresa la selezione del fornitore, le negoziazioni del contratto, il posizionamento e il pagamento degli ordini.Tutte le aziende hanno procedure di approvvigionamento e vengono utilizzate per controllare l'attività di spesa, garantire che siano in atto approvazioni adeguate e riducono il rischio di pagamento in eccesso.L'attività di approvvigionamento o acquisto comprende tutte le attività di spesa, escluso il libro paga e spesso rappresenta oltre il 50 percento di tutte le spese.

La forza trainante primaria per lo sviluppo delle procedure di approvvigionamento è controllare tutte le spese.Le procedure effettive utilizzate possono variare leggermente ma saranno simili.Un processo di approvazione adeguato di solito comporta una separazione dei compiti e il coinvolgimento di senior manager per le transazioni che costeranno più di un prezzo specifico.Un'altra procedura di approvvigionamento standard è limitare l'accesso ai moduli dell'ordine di acquisto e richiedere l'autorizzazione firmata da un manager diverso dalla persona che utilizza la merce.Questa separazione del destinatario delle merci e l'approvazione è progettata per garantire che un membro del personale senior sia a conoscenza dell'ordine e possa confermare che i materiali sono richiesti e verranno utilizzati per lo scopo corretto.

Un'altra procedura di approvvigionamento comune è quella di creare un breve elenco di fornitori pre-approvati per merci specifiche.I fornitori vengono aggiunti all'elenco attraverso un processo di offerta che viene condotto su base programmata.Questo processo è progettato per essere trasparente e per offrire all'azienda l'opportunità di ottenere sconti sui prezzi, per soddisfare gli standard di qualità e garantire la tempestività della consegna.

I rischi per un'azienda senza adeguate procedure di approvvigionamento sono eccessivamente spendi, l'incapacità di ottenere un buon valore e l'acquisto di frodi.Molte persone che non hanno alcuna formazione contabile o di approvvigionamento risentirà dei passaggi coinvolti in una richiesta di acquisto.Questi processi, tuttavia, sono progettati per risparmiare tempo e denaro.

Altre procedure di approvvigionamento comuni includono le soglie del valore di impostazione che innescano diverse attività di approvvigionamento.Ad esempio, gli acquisti che costano più di un determinato importo potrebbero richiedere l'approvazione di un ordine di acquisto da due livelli di gestione.Un ordine di acquisto per un prezzo molto più elevato potrebbe richiedere l'emissione di una proposta.

In alcuni casi, le società potrebbero essere tenute a difendere i contratti di acquisto.Se un venditore che ha partecipato al processo di offerta ritiene di non aver fornito una buona opportunità per competere, è possibile intentare causa.La legge sul contratto è una fonte di una grande attività legale e le aziende con forti procedure di approvvigionamento sono nella posizione migliore per difendere le loro decisioni commerciali.