Quali sono i migliori suggerimenti per la documentazione sui processi aziendali?

La documentazione dei processi aziendali è il processo di creazione di una registrazione scritta dei passaggi associati a uno specifico processo o procedura aziendale.Tale documentazione aiuta a standardizzare le procedure e stabilire le migliori pratiche.Suggerimenti per la creazione di documenti di processo chiari ed efficaci includono l'utilizzo di un linguaggio facilmente comprensibile, che più parti riesaminano la documentazione e scrive sia documenti dettagliati che fogli di cheat semplificati.

Molte aziende creano documentazione di processo aziendale a fini di formazione.Ciò significa che molte persone che possono avere livelli di comprensione molto diversi probabilmente leggano i documenti.Al fine di garantire la massima efficacia, i documenti di processo dovrebbero essere facilmente comprensibili da chiunque probabilmente lo userà.

Gli esperti spesso raccomandano di scrivere tali documenti usando la lingua equivalente a un livello di lettura della nona elementare.Gli scrittori dovrebbero anche evitare di usare gergo tecnico o del settore.Quando devono essere utilizzati acronimi o termini del settore, dovrebbero prima essere chiaramente definiti.È anche saggio includere un elenco di definizioni durante la creazione di documentazione sui processi aziendali.

Mentre la documentazione dei processi aziendali è spesso completata da un individuo abile nello sviluppo di tali documenti, è importante che altri rivedano i documenti prima di essere messi in uso comune.Se la persona che scrive la documentazione non è un esperto al processo documentato, tale esperto dovrebbe eseguire una revisione per garantire che il contenuto sia tecnicamente corretto.I documenti dovrebbero anche essere rivisti da almeno da una persona che non ha familiarità con il processo in modo da poter identificare eventuali istruzioni poco chiare o passaggi mancanti.

I documenti dettagliati sono una parte essenziale della documentazione dei processi aziendali.I documenti spiegano tutte le fasi coinvolte in un processo e possono anche fornire ulteriori informazioni, come i requisiti del programma software, le restrizioni legali e le informazioni di contatto per vari passaggi.Mentre i documenti sono fondamentali per una spiegazione completa del processo, possono essere troppo lunghi o voluminosi per essere utilizzabili su base giornaliera.

Una soluzione a questo problema è creare un cheat sheet che affronti solo i passaggi più critici e serveCome promemoria una volta letto l'intera documentazione di processo.Questi fogli cheat dovrebbero fornire un modo semplice per trovare informazioni di base su ogni passaggio.Può essere saggio fornire la pagina o il numero di capitolo in cui le informazioni possono essere trovate nella documentazione completa in modo che il lettore abbia un riferimento se ha bisogno di ulteriori dettagli.Tali fogli sono spesso presentati come diagrammi di flusso o contorni.