Quali sono i migliori suggerimenti per la fidelizzazione dei record aziendali?
Le aziende grandi e piccole devono spesso affrontare la sfida di mantenere un sistema di conservazione dei record aziendali organizzato.In generale, i documenti aziendali sono mantenuti fino alle limitazioni di tempo locali o regionali stabilite.Conoscere i requisiti per cosa mantenere e per quanto tempo è considerato cruciale per avere un sistema di record adeguato.
La dimensione dell'azienda di solito determina la profondità di un sistema di conservazione dei record aziendali.Alcuni dei documenti aziendali che vengono conservati includono i documenti fiscali e i file del personale.I registri finanziari generalmente gestiti da un'azienda sono spese operative, acquisti di capitali, ricevute di vendita e attività immobiliari.
Un'azienda dovrebbe verificare i requisiti di conservazione dei registri aziendali che si applicano nella giurisdizione che regola il settore dell'azienda.I requisiti negli Stati Uniti per la conservazione dei registri delle imprese relativi alle tasse sono che i documenti aziendali siano mantenuti per almeno tre anni.Alcuni requisiti di entrate possono richiedere la mantenimento dei registri finanziari anche dopo la scadenza del tempo raccomandato.
I registri del personale vengono generalmente trattenuti per almeno quattro anni.Questi e altri record sono tenuti in un luogo sicuro, in particolare quelli che contengono informazioni private sui dipendenti passati e attuali.Registri completi di quando sono state presentate le tasse sui salari e pagati in genere.
Nella maggior parte dei casi, i registri finanziari sono conservati per un minimo di sette anni.Dichiarazioni di istituti finanziari, elenchi di inventario e dichiarazioni di reddito annuali sono alcuni dei tipi di documenti che potrebbero essere inclusi.Mantenere buoni registri finanziari potrebbe ridurre al minimo l'esposizione di un'azienda per questioni legali.
Le aziende possono anche scoprire che avere un sistema di spurgo per sbarazzarsi di documenti aziendali vecchi o irrilevanti è utile.Una politica per un sistema di conservazione dei registri aziendali potrebbe aiutare a semplificare il processo e garantire che tutti i dipendenti stiano seguendo le stesse pratiche.Questa è generalmente una parte continua del processo per il mantenimento di record aziendali adeguati.
Di solito è una buona idea avere uno spazio di archiviazione adeguato se i documenti aziendali sono mantenuti in loco.È anche una pratica generale mantenere un file elettronico di record aziendali.In questo modo, i documenti pertinenti sono ancora accessibili e l'azienda può evitare un arresto nel caso in cui un incendio o un altro disastro distruggano i documenti aziendali cartacei.
La maggior parte delle aziende potrebbe scegliere di utilizzare una società di gestione dello stoccaggio dei record.Ciò ha il potenziale di liberare il tempo dell'organizzazione a concentrarsi su questioni relative al business, piuttosto che sulla gestione della fidelizzazione dei registri aziendali.Eventuali problemi di esternalizzazione del sistema di conservazione dei registri aziendali potrebbero essere ridotti.Una società affidabile generalmente delineerà le sue caratteristiche di sicurezza e le sue pratiche per il mantenimento di documenti aziendali.