Quali sono i migliori consigli per l'etichetta della teleconferenza?

Una teleconferenza può essere leggermente più difficile da eseguire rispetto a una riunione tipica in una sala conferenze;Non ci sono interazioni faccia a faccia, nessun segnali visivi da leggere e nessun modo per sapere chi parla diverso dal riconoscimento vocale.Quando si partecipa a una teleconferenza, è quindi necessario esercitare un'etichetta di teleconferenze adeguata, che coinvolge tutto da dove si si trova quando si effettua la chiamata a come affrontare gli altri partecipanti alla chiamata.Prestare molta attenzione alla corretta etichetta della teleconferenza può aiutare il chiamante a evitare di imbarazzare i passi falsi e invece aiutare a organizzare una riunione regolare ed efficace.

L'organizzatore della chiamata dovrebbe iniziare la riunione in tempo e con introduzioni tutto intorno.L'etichetta della teleconferenza impone che ogni persona nella chiamata debba essere riconosciuta e introdotta in modo che tutti i partecipanti abbiano familiarità tra loro e possano sentirsi.Può essere utile inviare un'e-mail o far circolare in altro modo un programma di incontro a tutti i partecipanti con i nomi di tutti alla chiamata.L'incontro dovrebbe iniziare in tempo.Una teleconferenza, in altre parole, dovrebbe essere eseguita altrettanto professionalmente come una riunione faccia a faccia e gli organizzatori dovrebbero essere altrettanto preparati quanto sarebbero di persona.

Aderendo all'etichetta della teleconferenza per quanto riguarda il rumore di fondo è forse l'aspetto più importante della chiamata stessa.Si dovrebbe evitare di parlare con un telefono cellulare, poiché l'accoglienza può causare un problema di chiarezza e riprendere i rumori di fondo.Ogni chiamante dovrebbe partecipare alla chiamata da una stanza tranquilla con piccole o nessuna distrazione.Se portano la chiamata a casa, si dovrebbe assicurarsi che non venga interrotto da familiari, animali domestici o altre interazioni e rumori di distrazione.Tali rumori possono distrarre tutti i partecipanti e impedire alla riunione di progredire.Evita anche di creare rumori inutili, come toccare una matita, masticare il cibo o muoverti su sedie forti.

Dal momento che nessuno della teleconferenza si vedrà, l'etichetta della teleconferenza impone che ogni oratore si identifichi prima di parlare.Ciò evita la confusione tra il gruppo di chiamanti e consente a ciascun partecipante di prendere appunti accurati su ciò che è stato detto e da chi.Una voce casuale che parla senza identificazione può essere inquietante e confusa per gli altri oratori e identificarsi in una teleconferenza è simile a prendere un contatto visivo durante una riunione faccia a faccia.