Quali sono i migliori suggerimenti per il monitoraggio delle attività fisse?
Il monitoraggio delle attività fisse è un processo utilizzato da aziende e organizzazioni per tenere sotto controllo le attività a lungo termine o fisse.Le aziende utilizzano il monitoraggio delle attività fisse come parte del loro processo contabile e per la prevenzione del furto, gli scopi di ammortamento e il controllo dell'inventario.Cercare di tenere traccia al meglio delle risorse significa identificare tali risorse, determinare quale sistema utilizzare nel monitorarle e mantenere aggiornate le informazioni delle risorse nel sistema di tracciamento in ogni momento.Assicurarsi che tutti i dipendenti all'interno di un'azienda abbiano familiarità con il sistema può anche garantire che le informazioni sulle impugnature rimangono aggiornate.
L'identificazione di tutto ciò che richiede il monitoraggio delle risorse fissi può essere la prima sfida.Forse il modo più semplice per farlo è iniziare a monitorare tutte le risorse mentre entrano in azienda, a partire dal primo giorno di attività, se non prima.Si consiglia l'aggiunta di una nuova risorsa fissa a un sistema di tracciamento prima che l'asset lasci le mani dell'acquirente.Ciò garantisce che un'asset non scompaia prima ancora che la sua presenza sia stata riconosciuta.
Il monitoraggio delle attività fisse comporta anche la scelta di un sistema da utilizzare per il monitoraggio, che si tratti di un semplice programma software per computer, un sistema a codici a barre o un'identificazione a radiofrequenza (RFID) Sistema tag.Tali sistemi possono semplificare il monitoraggio delle attività fisse impostando un programma di ammortamento e producendo report e informazioni necessarie per i processi contabili.Il miglior sistema di tracciamento per una particolare azienda sarà progettato per gestire la quantità di immobilizzazioni in monitoraggio, che sia una grande quantità o una piccola.
Una chiave per il monitoraggio delle attività fisse di successo è mantenere aggiornate le informazioni sulle attività.Ad esempio, se un camion è elencato come un bene dell'azienda ma viene totalizzato in un incidente d'auto, non è più una risorsa.Dovrebbe essere rimosso dal sistema di tracciamento.In caso contrario, potrebbe portare al veicolo che continua a essere considerato come un'attività imponibile.Se la società è abbastanza grande e la comunicazione si rompe, la mancanza di informazioni di tracciamento aggiornate potrebbe portare ad altri problemi se, ad esempio, un dipendente pensa che sarà in grado di utilizzare il veicolo aziendale per un viaggio di lavoro, legato al lavoro,ignaro che non sia più disponibile. Un modo semplice per essere sicuro che il monitoraggio delle risorse fisse sia al meglio è coinvolgere i dipendenti dell'azienda.Se un dipendente userà una risorsa aziendale, assicurati che non possa prenderlo senza verificarlo ufficialmente a suo nome.Stabilire conseguenze per non aver verificato ufficialmente l'asset se fatto con essa e sottolineare l'importanza di sottolineare eventuali problemi con l'asset non appena vengono notati.Altrimenti, il sistema di tracciamento potrebbe riflettere in modo inesatto chi ha avuto l'auto per l'ultima volta e dove si trovava, e ciò sconfigge uno scopo significativo degli sforzi di tracciamento delle attività fisse.