Quali sono i migliori consigli per l'organizzazione del front office?

Il front office descrive l'area mdash;letterale o virtuale mdash;di un servizio clienti o di ospitalità in cui i clienti interagiscono con i rappresentanti del servizio clienti.In un hotel, ad esempio, il front office è il luogo in cui i clienti effettuano prenotazioni, apprendono le attrazioni locali e richiedono servizi e servizi.Uno dei suggerimenti più importanti per l'organizzazione del front office è avere il personale giusto per le dimensioni di uno stabilimento.Ad esempio, il direttore di un piccolo motel con solo poche stanze potrebbe dover avere solo un dipendente in servizio alla volta.Questo individuo può controllare i clienti dentro e fuori, fornire informazioni ed svolgere compiti receptionist e di archiviazione.

Quando un'organizzazione è più grande, tuttavia, l'organizzazione del front office dovrebbe essere più complessa.È probabile che un grande hotel al centro di un'area urbana attiri molti clienti contemporaneamente, molti dei quali potrebbero avere domande e richieste che devono essere curate immediatamente.Questi stabilimenti potrebbero avere diversi rappresentanti in servizio contemporaneamente per effettuare prenotazioni ed eseguire il check -out di un controllo.Un concierge potrebbe essere responsabile della direzione dei clienti verso l'intrattenimento locale e talvolta persino coordinare gli eventi di gruppo.Molti stabilimenti impiegano facchini che aiutano i clienti a scaricare i bagagli dalle loro auto e trasportare bagagli nelle loro stanze.

Un gestore del front office è una componente essenziale della maggior parte delle organizzazioni di front office.Questo è un professionista incaricato di creare programmi per gli impiegati del front office e supervisionare tutte le operazioni di front office.Lui o lei potrebbe dettare procedure per la gestione dei clienti e per la presentazione di informazioni.Un gestore del front office potrebbe anche lavorare con clienti insoddisfatti di servizi o clienti di alto profilo, come celebrità e dirigenti.

Un altro fattore importante nell'organizzazione del front office è il modo in cui comunica con il back office.Quando i professionisti parlano del back office, si riferiscono a tutte le azioni che si svolgono in dipartimenti come la contabilità, le risorse umane e la pianificazione commerciale e finanziaria generale.Un gestore finanziario, ad esempio, deve accedere a tutte le informazioni relative a pagamenti, rimborsi e crediti che sono registrati nel front office.Nella maggior parte dei casi, la comunicazione tra il front office e il back office è facilitata dal software del front office che include interfacce in cui gli impiegati del front office possono registrare informazioni accessibili agli impiegati di back office.

Uno dei suggerimenti più importanti per l'organizzazione del front office èAvere un protocollo su come tutti gli impiegati del front office comunicano con i clienti.Nella maggior parte dei casi, i clienti le prime impressioni di uno stabilimento sono determinate in un front office.La maggior parte dei clienti vuole comunicare con i lavoratori educati e accoglienti e che sono ben organizzati.